Zum Update-Newsletter gelangen Sie hier:
Hier finden Sie die Kundeninformationen der letzten Updates chronologisch aufgelistet:
Update auf Version: 1.65
Erweiterung Auditbewertung um Maßnahmen-Metadaten:
Für Audits können nun vor Freigabe einmalige Aktionen zur Erstellung von Datensätzen im Maßnahmen- und Projektplan erstellt werden.
Bestätigungen direkt ablehnen:
Zukünftig können Mitarbeiternachweise direkt abgelehnt werden.
Sichtbarkeit der Datensatzbezeichnung:
Innerhalb von Lernaktivitäten und Mitarbeiternachweisen wird nun die Datensatzbezeichnung angezeigt, wenn die Mitarbeiterzuordnung geöffnet wurde.
Dateiablage um Dateitypen erweitern:
In den Dateiuploads können nun auch MD-Dateien hochgeladen werden.
Update auf Version: 1.64
Bugfixes:
- Ein Fehler wurde behoben, bei dem Löschzyklen im Löschprotokoll doppelt ausgegeben wurden.
Datenschutzübersicht um Maßnahmen- und Projektplan erweitern:
Die Datenschutzübersicht (Dashboard) wurde um eine entsprechende Grafik für den Maßnahmen- und Projektplan erweitert.
Maßnahmen- und Projektplan neuer Status:
Im Maßnahmen- und Projektplan wurde ein neuer Status „(momentan) nicht relevant” hinzugefügt. Zudem kann der Status von Maßnahmen über eine Massenaktion über die Listenansicht für mehrere Datensätze zeitgleich gesetzt werden.
Textbausteine Datenschutzerklärung anpassen:
Diverse Anpassungen an den Textbausteinen für die Datenschutzerklärung („Modul Internetseiten”)
„Meine Historie” erweitern:
Der Bereich „Meine Historie” in den Benutzereinstellungen wurde für die Aktivitäten um die Werte für von/bis und Dauer ergänzt.
Update auf Version: 1.63
Bugfixes:
- Ein Fehler im VVT wurde behoben, der beim fortführen einer Schwellwertbestimmung das falsche Datum ausgegeben hat.
- Verschobene Ausgaben von Antworten auf Audit-Fragebögen im Word-Export werden nun korrekt den Fragen zugeordnet.
- Die PDFs bei Online-AV-Verträgen werden korrekt generiert und per E-Mail versendet.
- Freigabeverantwortliche können auf hochgeladene Dateien in der DSFA zugreifen und diese herunterladen.
Export-Sperre DSFA:
In den Mandanteneinstellungen, unter Sonstiges, wurde die Option einer Exportsperre für DSFA-Datensätze hinzugefügt. Simultan zu den bereits bestehenden Sperren für AV/VVT/TOM kann hier festgelegt werden, ab welcher Berechtigungsstufe ein Export des DSFA-Berichts erfolgen darf.
Ergänzendes Textfeld bei Mehrfachauswahl auch für Check-In-Fragebögen:
Die Option „Ergänzendes Textfeld” für den Fragetyp „Mehrfachauswahl” und „Mehrfachauswahl (mit Freitext)” ist nun auch für die Fragebögen des Typs „Check-In” verfügbar.
Dateiablage um DSFA erweitern:
Im Modul der Dateiablage wurden die Sammelordner für Dateien aus den Modulen um einen virtuellen Ordner für die DSFA-Dateien erweitert.
Neue Lerneinheit als Vorlage verfügbar:
Bei den verfügbaren Lerneinheiten steht nun auch eine erste Compliance-Schulung zur Einführung eines Hinweisgebersystems zur Verfügung.
Diese können in den Rechnungs- und Lizenzdaten des Hauptmandanten auf dem Reiter: "Inhalte erweitern" erworben werden.
Update auf Version: 1.62
Bugfixes:
- Ein Fehler wurde behoben, der dazu führte das unter Umständen Zeilenumbrüche/Leerzeichen im PDF der Online-AV-Verträge nicht korrekt dargestellt wurden.
- Der Export von E-Learning-Zertifikaten aus der Datensicherung funktioniert nun korrekt.
- Ein Fehler wurde behoben, bei dem im CSV-Export des Löschkonzeptes Spalten verschoben dargestellt wurden.
- Im Löschkonzept werden nun gelöschte Vorlagentextbausteine nicht mehr angezeigt.
- Berechtigungen für weitere Fachverantwortliche bei Auftragsverarbeitung (AV) und beim Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) sind nun korrekt.
- Zertifikatsdownloads im audatis PORTAL funktionieren nun korrekt.
Mitarbeiterverwaltung:
Im Modul Mitarbeiterverwaltung können nun auch Dokumente mit einer Größe von bis zu 50 MB hochgeladen werden.
Update auf Version: 1.61
Bugfixes:
- In der Berichtsverwaltung werden nun sowohl deutsche als auch englische Platzhalter durch Daten aus dem System korrekt ersetzt.
- In der Vertragsverwaltung wird der Status „Aktiv” bzw. „Inaktiv” bei den Verträgen nun korrekt angezeigt.
- Korrektur der Ausgabe von „Kategorien von Empfängern” beim Word-Export der Informationspflichten.
- Beim Verknüpfen eines Gruppenverfahrens wird nun geprüft, ob bereits eine Verknüpfung mit dem Mandanten besteht.
- Der Versandzyklus von Erinnerungsmails zu Online-AV-Verträgen wurde korrigiert.
- Die Ausgabe der Schutzbedarfe innerhalb der IT-Inventarisierung nach dem Maximalprinzip funktioniert nun korrekt.
VVT Textbausteine - Besondere Kategorien:
Beim Kopieren eines Textbausteins aus der Kategorie Verarbeitungen wird das Merkmal “Besondere Kategorien” nun korrekt mitkopiert.
Grafiken auf Englisch:
Beim Erstellen eines Berichts wurde die Legende der Grafik beim Wechsel von Deutsch auf Englisch nicht mit übersetzt. Die Diagramme im Dashboard und im Word-Export der Berichtsverwaltung sind nun auch auf Englisch verfügbar.
Filter Textbausteine:
Der Filter im Modul “Textbausteine” bleibt nach Ausführen einer Massenaktion aktiv.
Zertifikat Download als ZIP:
Die E-Learning Zertifikate können derzeit nur einzeln pro Benutzer oder komplett als eine große PDF heruntergeladen werden. Nun besteht die Möglichkeit, E-Learning-Zertifikate auch als einzelne PDF-Dateien innerhalb einer ZIP-Datei pro Lerneinheit herunterzuladen.
Update auf Version: 1.60
Fehlerbehebungen:
- Bei Internetseiten wurde das Textlimit bei Datenschutzerklärungen erweitert und um eine Fehlermeldung ergänzt, sofern Textlimit überschritten wird.
- Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten reagiert der Speichern-Button in den modalen Fenstern wieder korrekt und gelöschte Löschzyklen werden nicht mehr eingeblendet.
- Im Auditmodul werden Bewertungskriterien von Folgefragen korrekt zwischengespeichert.
- Bei Lerneinheiten wurde das Textlimit wurde für die Lernlektionen erweitert.
- Die PDF-Vorschau in Online AV-Verträgen funktioniert nun auch in englischer Sprache korrekt.
Performanceprobleme in verschiedenen Modulen:
Wir haben die in den vergangenen Wochen immer wieder auftretenden Performanceprobleme in folgenden Modulen analysiert und größtenteils beheben bzw. verbessern können:
- Dateiablage
- Online-AV
- Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle
- Auditverwaltung
- Gemeinsame Verantwortliche
- Dateiablage
Verknüpfte Gruppenverfahren bei Untermandanten:
Wenn in der Group-Version eine Verarbeitungstätigkeit als Gruppenverfahren für Untermandanten freigegeben ist, kann diese im Untermandanten verknüpft werden, um die Informationen nur an einer Stelle zu pflegen.
Sobald versucht wird, die Freigabe als Gruppenverfahren bei dem "Quellmandanten" zu entfernen ohne, dass die Verknüpfung im Untermandanten aufgehoben wurde, wird ab sofort eine Fehlermeldung mit jeweiligem Hinweis auf den verknüpfenden Untermandanten ausgegeben.
Update auf Version: 1.59
Fehlerbehebungen:
- Bei dem Fragetyp “Mehrfachauswahl mit Freitext” wird das Freitextfeld sowohl in der Vorschau als auch im eigentlichen Fragebogen korrekt angezeigt.
- Das “ergänzende Textfeld” lässt sich nur beim Fragebogentyp “AV Selbstauskunft” pro Option anhaken und wird auch nur dort entsprechend pro Option angezeigt.
Audtis komplett abschließbar:
Im Modul Auditverwaltung gibt es nun einen weiteren Status. Der Status “Abgeschlossen” schließt die Bewertung des Audits ab. Danach können die Bewertungskriterien des Audits nicht mehr editiert werden.
Der Status “Erledigt” wurde in “Ausgefüllt” umbenannt.
Datenschutzvorfall - Ausgabe von Kategorie und Langtext:
Im Modul Datenschutz- und Sicherheitsvorfall wird bei den Kategorien betroffener personenbezogener Daten neben dem Langtext nun auch der Kurztext mit ausgegeben.
Maßnahmen archivieren:
Im Modul Maßnahmen- und Projektplan gibt es nun die Möglichkeit, Maßnahmen zu archivieren. Zusätzlich kann das Archiv separat exportiert werden.
Update auf Version: 1.58
Fehlerbehebungen:
- Bei Datenschutz-Folgeabschätzungen werden Verknüpfungen zu Verarbeitungstätigkeiten direkt in der Bearbeitungsmaske durchgeführt.
- Im CSV Export der Mitarbeiterverwaltung wird keine neue Spalte hinzugefügt, wenn in der Organisationseinheit Sonderzeichen verwendet
werden.
Gruppenverfahren in Modulen nutzbar:
Gruppenverfahren können nun auch in den folgenden Modulen verknüpft werden:
- Auftragsverarbeitung (Typ: AN)
- Berichtsverwaltung (VVT Export - Internes Verzeichnis)
- Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle
- Online AV-Verträge
- Gemeinsam Verantwortliche
- Datenschutz-Folgenabschätzung
Erweiterung der Aktionen im Maßnahmen- und Projektplan:
Ab sofort können in der Übersicht des Maßnahmen- und Projektplans mehreren Einträgen gleichzeitig neue Zieldaten zugewiesen werden.
Dazu müssen entsprechende Einträge in der Übersicht ausgewählt werden und unten in der Aktionsbox die Option „Das Zieldatum der ausgewählten Maßnahmen und Arbeitspakete ändern” ausgewählt sein. Dann kann ein Datum aus dem Kalender gewählt und mit dem Button „Aktion ausführen” auf alle ausgewählten Einträge übertragen werden.
E-Mail bei Widerruf von Online-Einwilligungen:
Wenn eine Online-Einwilligung widerrufen wird, so wird in Zukunft eine entsprechende Info-Mail an den im Datensatz angegebenen Fachverantwortlichen, sowie ggf. an den Datenschutzbeauftragten (sofern dieser mit einem Benutzerkonto in den Mandanteneinstellungen - Datenschutzbeauftragter verknüpft ist) versendet, sofern hinterlegt.
Update auf Version: 1.57 (29.06.2022)
Fehlerbehebungen:
- Bei Fragebögen vom Typ "AV Selbstauskunft" kann bei den Antwortoptionen "Mehrfachauswahl mit Freitext" die Checkbox "Ergänzendes Textfeld" nachträglich editiert werden.
- Im VVT werden die Informationspflichten korrekt nach Datenkategorie und Empfänger im Drittland ausgegeben.
- Der Anzeigefehler im Feld "Anmerkung zur Bearbeitung" beim Erstellen einer VT ist behoben.
- Im VVT funktioniert die Sortierung der Fachverantwortlichen auch mit "Optionalen Fachverantwortlichen" (Freitext).
- Der SMS Versand bei Meldung eines Datenschutzvorfalls über das extern erreichbare Meldeformular funktioniert korrekt.
- Die Farbeinstellungen in den Formularen der Online-Einwilligung werden korrekt ausgegeben.
- Die Löschung von Datensätzen bei der DSFA funktioniert korrekt.
- Beim CSV-Export der Teilnehmerlisten einer Lernaktivität werden die Organisationseinheiten mit ausgegeben.
- Bei fehlenden Stundensätzen wird die Fehlermeldung korrekt ausgegeben.
- Die Check-In Fragebogen-Aktionen vom Typ "TOM" werden korrekt durchgeführt (korrekte Prüfung auf Vorhandensein von Textbausteinen bei unterschiedlichen Quell-/Zielmandanten).
Datensicherung mit weiteren Exporten:
In der Datensicherung innerhalb der Mandanteneinstellungen - Sicherheit wurden neue Exporte hinzugefügt.
Somit sind ab sofort folgende Dokument in der Datensicherung ebenfalls vorhanden:
- Modul "Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle": Export aus Meldeformular und Archiv
- Modul "Datenschutzgrundsätze": Word-Export aus der Übersicht
- Modul "Protokollverwaltung": Exporte der einzelnen Protokolle
- Module "Auftragsverarbeitung", "TOM" und "VVT": Ergebnis der Prüfungen
Änderung am Ablauf zum Löschen von nicht mehr genutzten Benutzern:
Auf mehrfachen Kundenwunsch haben wir unseren Löschprozess für nicht mehr zugewiesene Benutzer geändert.
Bisher wurden Benutzer 30 Tage nach dem Entzug der letzten Berechtigung (Benutzer hat mit dem Berechtigungsentzug sofort keinen Zugriff mehr auf den Mandanten) automatisiert und komplett gelöscht.
Damit wurden jedoch auch die Historieneinträge z.B. im VVT unbrauchbar, weil dort nur noch die Angabe des Bearbeiters "gelöschter Benutzer" enthalten war.
In Abwägung der Speicherbegrenzung und Datenminimierung einerseits, sowie der Nachvollziehbarkeit von Änderungen am System und der damit benötigten Revisionssicherheit haben wir uns nun für folgende Änderung entschieden:
Zukünftig werden 30 Tage nach dem Entzug der letzten Berechtigung alle Daten des Benutzers mit Ausnahme von User-ID, Vorname und Name automatisch gelöscht. Somit sind keine E-Mailadressen, Benutzernamen, Hashwerte oder Registrierungsdaten mehr vorhanden.
Sollte dies in Ausnahmefällen nicht ausreichend sein, können wir die verbleibenden Daten zusätzlich anonymisieren, was dann jedoch wiederum den gleichen Effekt wie vorher haben würde und eine Nachvollziehbarkeit von Änderungen nicht mehr gegeben wäre.
Erweiterung der Datenschutzerklärungen für Internetseiten:
Wir haben folgende Änderungen und Erweiterungen in deutscher Sprache bei den Internetseiten mit diesem Update durchgeführt:
- Änderungen am Baustein für die Datenübermittlung an Dritte
- Erweiterung der Datenübermittlung an Dritte (in den USA)
- Erweiterung eines Bausteins für den Einsatz KEINER Cookies
- Complianz GDPR Consent Management Tool
- HubSpot CRM-System
- Zoho CRM-System
- OpenStreetmap
Update auf Version: 1.56 (15.06.2022)
Fehlerbehebungen:
- SOLL und IST Zahlen in der Berichtsverwaltung für Lernaktivitäten und Mitarbeiternachweise wurden korrigiert.
- Der CSV Import in der Daten- und IT-Inventarisierung funktioniert korrekt.
Update auf Version: 1.55 (01.06.2022)
Fehlerbehebungen:
- Sortierung der Spalten "Letzte Änderung" in den Modulen Anfragen Betroffener, Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden und Datenschutzgrundsätze funktioniert korrekt.
- Im VVT kann nun nach dem Feld "Fachverantwortlicher" sortiert werden.
- Der CSV Upload in der Dateiablage funktioniert korrekt.
Erweiterung der Anfragen Betroffener:
Ab sofort sind im Modul "Anfragen Betroffener" auf dem Reiter "Anfrage" die "Kategorien betroffener Personen" 1.9.8 und die sich darauf beziehenden "Betroffenen Verarbeitungstätigkeiten" 1.10 so gekennzeichnet, dass man sofort erkennt, aus welchem übergeordneten Mandanten die Daten stammen, sofern Verarbeitungstätigkeiten als Gruppenverfahren verknüpft wurden.
Die Kennzeichnung erfolgt mit dem Mandanten in Klammern hinter der Bezeichnung, kommen die Daten aus dem eigenen Mandanten, werden diese wie gewohnt angezeigt.
Dies betrifft nur die mandantenfähige Group-Version.
Genutzt wird die Funktion beispielsweise wie folgt:
Im Mandant "Muttergesellschaft A" werden Verarbeitungstätigkeiten zentral durchgeführt für eine Unternehmensgruppe und sollen nur einmal im VVT dokumentiert werden, um den Aufwand der Aktualisierung zu reduzieren z.B. zentrale Lohnabrechnung.
In der "Tochtergesellschaft B" soll nun auf die bereits in A beschriebene Verarbeitungstätigkeit im Rahmen eines Auskunftsersuchens zugegriffen werden.
Voraussetzung ist, dass der Untermandant B in seinen "Mandanteneinstellungen" - "Sonstiges" dem Mandanten A bereits untergeordnet wurde.
1. Nach erfolgreicher Prüfung kann die Verarbeitungstätigkeit "Lohnabrechnung" im Mandant A in den Einstellungen als "Gruppenverfahren" für die Verknüpfung mit untergeordneten Mandanten freigegeben werden.
2. Im Untermandant B kann im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten über den Button "Gruppenverfahren" die obige Verarbeitungstätigkeit eingesehen werden und nach Auswahl mit dem eigenen Verarbeitungsverzeichnis verknüpft werden.
3. Bei einer Anfrage Betroffener können jetzt in den Feldern 1.9.8 im Untermandant B auch die Personengruppen "Mitarbeitende (Muttergesellschaft A)" und anschließend die Verarbeitungstätigkeit "Lohnabrechnung (Muttergesellschaft A)" ausgewählt und dann wie gewohnt weiter bearbeitet werden.
Update auf Version: 1.54 (18.05.2022)
Fehlerbehebungen:
- Die Startseiten-Kachel für Datenschutzaufgaben funktionieren korrekt.
- Export von AV-Selbstauskünften gibt auch Freitextfelder korrekt aus.
Erweiterung der Internetseiten:
Ab sofort sind im Modul Internetseiten die Basisdaten der Internetseite immer oben zu sehen und nicht lediglich auf dem Reiter "Allgemein" vorhanden.
Außerdem wurden die Auswahlmöglichkeiten auf dem Reiter "Sonstiges" um diverse Videokonferenztools ergänzt:
Edudip next
Google Meet
GoToMeeting
Jitsi Meet
TeamViewer Meeting
Webex
Zoom
Erweiterung der Lernaktivitäten:
Ab sofort kann der Unterzeichner eines Zertifikates nach Abschluss eines Lerntests in unserem E-Learning-Modul frei definiert werden.
Bisher wurde in den Teilnahmezertifikaten immer "Datenschutzbeauftragter der Muster GmbH" ausgegeben.
Gerade wenn E-Learnings für andere Zwecke eingestellt und durchgeführt werden, irritiert das die Mitarbeitenden teilweise, daher kann man optional nun in den "Lernaktivitäten verwalten" (beim neu anlegen oder bearbeiten) den "Unterzeichner der Teilnahmezertifikate" definieren.
Wird hier etwas eingetragen z.B. Max Maier, Arbeitssicherheitsbeauftragter der Meinefirma GmbH, dann wird dieser Text im Zertifikat anstelle des Standardtextes ausgegeben.
Wenn hier keine Änderungen erfolgen, dann bleiben die Ausgaben im PDF-Zertifikat unverändert.
Abschlussmails nach Bearbeitung von Datenpannen:
Viele Kunden hatten sich gewünscht, dass der komplette Verteiler bei Datenpannen auch darüber informiert wird, wenn diese abschließend gemeldet wurden oder eben nicht meldepflichtig waren.
Diesem Wunsch sind wir nun nachgekommen und alle Benutzer mit dem Sonderrecht im Modul "Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle" werden einmalig per E-Mail informiert (analog zu den Benachrichtigungen bei der Erfassung der Datenpanne), sobald der Status von "in Bearbeitung" in einen abschließenden Status geändert wurde.
Schlagworte in technischen und organisatorischen Maßnahmen:
Bei der Verwendung von Schlagworten im Modul "Technische und organisatorische Maßnahmen" werden diese zukünftig mit Trennstrichen untereinander dargestellt, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Außerdem kann im Filter nun nach mehreren Schlagworten gleichzeitig gefiltert werden. So lassen sich auch komplexere Abfragen erstellen.
Update auf Version: 1.53 (04.05.2022)
Fehlerbehebungen:
- In den Textbausteinen zur Auftragsverarbeitung wurde eine Korrektur durchgeführt.
- Erinnerungsmails in Mitarbeiternachweisen funktionieren wieder korrekt.
- Bei abgeschlossenen Mitarbeiternachweisen lassen sich keine Mitarbeiter mehr hinzufügen.
- Import von Mitarbeitern mit fehlerhaften E-Mail-Adressen werden als Fehler gemeldet und abgelehnt.
- Die Korrekturhilfe bei Word-Exporten ist jetzt als Standard auf deutsche Sprache eingestellt.
- Das übertragen von Benutzern in der Benutzerverwaltung berücksichtigt alle Module.
- Wird bei Anfragen Betroffener in einer Auskunft angegeben, dass in einer verknüpften Verarbeitungstätigkeit keine Daten des Betroffenen verarbeitet werden, wird diese Verarbeitungstätigkeit auch nicht in Anlage 1 ausgegeben.
- Probleme mit Sonderzeichen in Online AV-Verträgen wurden behoben.
- Bei den Informationspflichten wurde eine Präzisierung bei den Hinweisen zu Rechten der Betroffenen eingefügt.
Erweiterung des VVT Filters:
Ab sofort kann im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten im Filter die Auswahl getroffen werden: Verarbeitung für Gemeinsam Verantwortliche.
Damit werden nur die Einträge angezeigt, bei denen Verknüpfungen zu Gemeinsam Verantwortlichen hinterlegt sind.
Austausch von alternativem Login in Mitarbeiterverwaltung:
Im Modul Mitarbeiter verwalten und im PORTAL wurde der bisherige Begriff des alternativen Logins durch "abweichender Benutzername" ersetzt.
Damit sowohl Mitarbeiter mit und ohne persönlicher E-Mail-Adresse das PORTAL nutzen können, besteht die Möglichkeit statt der E-Mail-Adresse eine andere Bezeichnung als Benutzername zu verwenden. Wird beim Anlegen eines Benutzers der Wunsch nach einem abweichenden Benutzernamen ausgewählt, so wird dieser automatisch aus Nachname und Vorname erzeugt.
Da der Login im audatis PORTAL nur mit dem Benutzernamen erfolgen kann, welcher im Standard die E-Mail-Adresse ist, soll damit klar werden, dass der Benutzername eindeutig zu vergeben ist.
Wird beim Import von Mitarbeiterlisten keine Spalte für die Frage nach dem abweichenden Benutzernamen angegeben, so wird ab sofort auch kein abweichender Benutzername mehr vergeben.
Update auf Version: 1.52 (20.04.2022)
Fehlerbehebungen:
- Im Export der technischen und organisatorischen Maßnahmen werden die Schlagworte korrekt ausgegeben.
- Im Modul Auditverwaltung können mit Leserechten auch hochgeladene Dateien angezeigt werden.
Update der Datenschutzerklärungen:
Ab sofort stehen neue Erweiterungen unserer Datenschutzerklärungen im Modul Internetseiten in deutscher Sprache zur Verfügung.
Für alle neuen Inhalte steht die Auswahl stets auf "nein" und muss bei Bedarf auf "ja" gestellt werden, damit diese in der Datenschutzerklärung ausgegeben wird.
Folgende Erweiterungen wurden bereits hinzugefügt, weitere folgen in den nächsten Updates (ebenfalls die englischen Inhalte):
- Cookiebot (Consent Management Tool)
- Consentmanager - CMP
- Sourcepoint CMP
- Usercentrics - CMP
- Salesforce CRM
Update auf Version: 1.51 (06.04.2022)
Fehlerbehebungen:
- Im Modul Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten funktioniert das Speichern in modalen Fenstern wieder korrekt.
- Im Modul Anfragen Betroffener werden die Daten auch bei fehlenden Pflichtangaben korrekt zwischengespeichert.
- Keine überflüssigen Zeilenumbrüche bei Prüfberichten im Word-Export mehr.
- Bei Lernaktivitäten werden die Zertifikate bei englischer Sprachauswahl korrekt in englisch als PDF ausgegeben.
- Im Modul Daten- und IT-Inventarisierung werden beim Kopieren von Anwendungen mit verknüpften Systemen keine Dubletten mehr im Zielmandanten angelegt.
- Die mehrfache Ausgabe von Organisationseinheiten im Löschkonzept wird unterbunden.
Austausch des Videostreaming-Dienstleisters bei den Lerneinheiten:
Ab sofort wird bei den von uns zur Verfügung gestellten Lerneinheiten mit eingebunden Videos (z.B. Basisschulung Datenschutz) nicht mehr die Videoplattform Vimeo genutzt sondern die Videos werden vom deutschen Anbieter Videolyser (gehostet im deutschen Rechenzentrum der Firma Hetzner) ausgespielt.
Dabei werden auch keine IP-Adressen der Nutzer dort gespeichert, sondern diese direkt nach der Verarbeitung im Serverlogfile anonymisiert.
Es werden keine Cookies gesetzt und keine Datenübermittlungen in Drittländer durchgeführt, daher ist eine Einwilligung nicht notwendig.
In allen Lerneinheiten, die von uns zur Verfügung gestellt wurden, haben wir mittels automatisierter Skripte die Videoeinbindung ausgetauscht. Sie müssen daher nichts unternehmen.
Sollten Sie jedoch eigene Videos eingebunden haben müssen Sie sich natürlich selbst um das Hosting der Videos kümmern.
Vordefinierte Antworten in den AV-Selbstauskünften:
Ab sofort können in der Fragebogenverwaltung (derzeit nur für Fragebögen vom Typ AV-Selbstauskunft) Antwortvorlagen definiert werden, um das Ausfüllen der Fragebögen für den Ausfüller mit vordefinierten Texten bzw. vorgesetzten Haken zu vereinfachen.
In der Fragebogenverwaltung stehen in den Fragebögen vom Typ AV-Selbstauskunft nun sog. Antwortvorgaben optional zur Verfügung.
Update auf Version: 1.50 (23.03.2022)
Fehlerbehebungen:
- Im Modul Berichtsverwaltung funktioniert der Word-Export wieder korrekt.
Kopieren und importieren von Verarbeitungstätigkeiten:
Ab sofort werden beim Erstellen einer Verarbeitungstätigkeit von einer Vorlage, beim Kopieren einer Verarbeitungstätigkeit oder beim Importieren einer Verarbeitungstätigkeit aus einem Vorlagenpaket alle Informationen kopiert mit folgenden Ausnahmen:
- Hochgeladene Dateien um versehentliche Datenpannen zu vermeiden
- Verknüpfte Anwendungen, Auftragsverarbeiter, Datenschutzgrundsätze und technische und organisatorische Maßnahmen, da diese meist mandantenspezifisch sind
- Historie und Einstellungen
- Aufgaben
Wichtig:
Um die Massenhafte Bearbeitung von mehreren Verarbeitungstätigkeiten zu ermöglichen, haben wir in der Übersicht des VVT folgende neue Aktionen hinzugefügt, mit denen mehrere Objekte gleichzeitig mehreren Verarbeitungstätigkeiten zugeordnet werden können.
- Anwendungen zuordnen (T.1)
- Auftragsverarbeiter (Auftragnehmer) zuordnen (A.6.2)
- Technische und organisatorische Maßnahmen (T.3)
- Datenschutzgrundsätze (T.5)
Update der Datenschutzerklärungen:
Ab sofort stehen Aktualisierungen und Erweiterungen unserer Datenschutzerklärungen im Modul Internetseiten in deutscher Sprache zur Verfügung.
Zunächst wurden u.a. bei cookiebasierten oder Diensten mit Drittlandsbezug die Rechtsgrundlagen angepasst (von berechtigtem Interesse auf Einwilligung). Fehlerhafte Links zu Datenschutzerklärungen wurden korrigiert.
Diverse Informationen zu Anbietern wie z.B. Facebook, welches nun zum Meta Konzern gehört, wurden angepasst.
Um die geänderten Inhalte zu nutzen gehen Sie in eine Internetseite im Modul Internetseiten und dann auf den Reiter Datenschutzerklärung. Dort werden die von Ihnen bereits ausgewählten Dienste und Tools entsprechend in der neusten Fassung ausgegeben und können für die Webseite übernommen werden.
Weiterhin wurden bereits aus Ihrer Wunschliste die ersten Erweiterungen eingebaut. Für alle neuen Inhalte steht die Auswahl stets auf "nein" und muss bei Bedarf auf "ja" gestellt werden, damit diese in der Datenschutzerklärung ausgegeben wird.
Folgende Erweiterungen wurden bereits hinzugefügt, weitere folgen in den nächsten Updates (ebenfalls die englischen Inhalte):
Datenverarbeitung zur Identitätsprüfung
Datenverarbeitung zur Bonitätsprüfung und Scoring
Akamaj (CDN)
AWS (Hosting)
Imgix
Episerver
Mailjet
Bewertungserinnerung durch Trusted Shops
Hinweise zur „Vermeidung von Cookies“ in gängigen Browsern
Kooperation mit unseren Tochtergesellschaften zu Werbezwecken
Hinweise zu: Das Angebot richtet sich nicht an Kinder
Fact Finder
Hotjar
Hubspot
Cloudflare
Kameleoon
LinkedIn Analytics
LiveRamp
Outbrain Pixel
Pardot
Demandbase
Microsoft Insight
Wistia
Taboola
Tickaroo
Font Awesome
Virtueller Rundgang mit Matterport
Yumpu Free
Update auf Version: 1.49 (09.03.2022)
Fehlerbehebungen:
- Im Modul Datenschutzgrundsätze werden Zeilenumbrüche nicht als HTML-Tag angezeigt und beim Export der korrekte Fachverantwortliche ausgegeben.
- Im Meldeformular für Verarbeitungstätigkeiten sind alle Stufen aus den Organisationseinheiten auswählbar.
- In den vom System automatisch erstellen Aufgaben steht von: System.
- Der Dateiupload im Modul Online-Einwilligungen funktioniert korrekt.
- Die Suche in der Mandantenauswahlliste in der Navigationszeile funktioniert über den kompletten Mandantennamen.
- In den Informationen zu Mitarbeitern werden gelöschte Zuordnungen nicht mehr berücksichtigt.
Vorlagenpakete im VVT mandantenübergreifend verfügbar machen:
Ab sofort können Sie eigene und gekaufte Vorlagenpakete für untergeordnete Mandanten freigeben, so dass diese dann direkt im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach einem Klick auf den Button "Vorlage importieren" zur Verfügung stehen und ausgewählt werden können.
Bisher waren die gekauften Vorlagenpakete nur im Hauptmandanten verfügbar.
Um diese Funktion zu nutzen, muss im Hauptmandant ein gekauftes oder eigenes Vorlagenpaket nach einem Klick auf "Vorlage importieren" durch aktivieren der Checkbox "Für die Nutzung in untergeordneten Mandanten freigeben" freigegeben werden.
Anschließend kann das freigegebene Vorlagenpaket in untergeordneten Mandanten zum Import genutzt werden.
Wichtig: Diese Funktion steht nur in der Group-Version zur Verfügung und Mandanten müssen über die Mandanteneinstellungen - Sonstiges in der Hierarchie unter dem Hauptmandanten hängen (beliebige Ebene).
Update auf Version: 1.48 (23.02.2022)
Fehlerbehebungen:
- Im Modul Vertragsverwaltung wurde der Beta-Status entfernt.
- Umbenennung des Vorlagenpaketes Industrie (Standard) in Basisvorlagen (Standard)
- Beim Kopieren von Verarbeitungstätigkeiten werden auch alle Löschvorgaben und Speicherorte mit in den neuen Mandanten kopiert (ausgenommen sind Löschsperren, da diese immer mandantenspezifisch sind)
- Korrektur der Aktivitätenverwaltung - bei Neuauswahl einer Kategorie entsteht keine Leerzeile mehr.
- Mandantennamen werden ab 35 Zeichen gekürzt in der oberen Navigationszeile dargestellt, um einen Zeilenumbruch zu vermeiden.
Transfer Impact Assessment (Stufe 1):
Ab sofort stehen Ihnen kostenfreie Fragebögen für die Durchführung von Transfer Impact Assessments (TIA) für Datenübermittlungen im Drittland zur Verfügung.
In der Stufe 1 haben wir den Fragebogen als AV-Selbstauskunft erstellt, da die meisten Datentransfers in ein Drittland wahrscheinlich in Zusammenhang mit einer Auftragsverarbeitung stattfinden werden.
Um diese Nutzen zu können, müssen Sie im Hauptmandanten in die "Rechnungs- und Lizenzdaten" gehen und dort auf dem Reiter "Inhalt erweitern" im Bereich "Fragebogenvorlage bestellen" können Sie dann die beiden TIA Fragebögen in deutscher oder englischer Sprache auswählen und für 0 EUR bestellen.
Eine Berechnung erfolgt nicht, in dieser Stufe war jedoch eine andere Bereitstellung nicht möglich.
Nach dem erfolgten "kostenfreien Kauf" können Sie den Fragebogen zum TIA in der Fragebogenverwaltung über den Button "Neuer Fragebogen" aus den Vorlagen auswählen und eine AV-Selbstauskunft damit erstellen und zur Nutzung freigeben.
Anschließend kann dieser im Modul "Auftragsverarbeitung (AV)" im Reiter "AV-Selbstauskunft" verwendet werden.
In der Stufe 2 stellen wir den Fragebogen nochmal etwas anders aufbereitet als Audit-Fragebogen zur Verfügung und in Stufe 3 werden wir dann bereits vorausgefüllte Muster für verschiedene Dienstleister zur Verfügung stellen.
Fragebogenverwaltung - Hilfetexte nun HTML fähig:
In der Fragebogenverwaltung können ab sofort Hilfetexte mit dem eingebauten HTML-Editor formatiert werden und bieten so in den entsprechenden Fragebögen die Möglichkeit mehr Inhalte in optisch besserer Struktur in den Hilfetexten einzubinden.
Update auf Version: 1.47 (09.02.2022)
Fehlerbehebungen:
- Wenn bei Online AV-Verträgen keine Vertragsgrundlage ausgewählt wurde, wird standardmäßig Art. 28 DS-GVO verwendet.
- Bei der Zuordnung von Mitarbeitern zu Organisationseinheiten sind alle vorhandenen Ebenen auswählbar (nicht nur bis Ebene 3).
- Wenn ein Mandant gesperrt wurde, kann dieser nun wieder ohne Fehlermeldung entsperrt werden.
- Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sind alle Inhalte korrekt ins Englische übersetzt und die Historie funktioniert wieder korrekt.
- Bei der Prüfung von AV-Verträgen werden auch im Status "zur Prüfung" die Bemerkungen angezeigt.
- In der Aktivitätenverwaltung wird beim Ändern der Auswahl für die Aktivitätenkategorie der Beschreibungstext nur ergänzt und nicht gelöscht.
- Weiterhin können mehr als eine Datei angehangen werden.
- Der wöchentliche Löschzyklus manuell und automatisch wurde allen Textbausteinen hinzugefügt.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten - Anwendungen:
Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) haben wir nun, wie mehrfach gewünscht, die Ausgabe und Auswahl von Anwendungen auf dem Reiter "IT, TOM und Grundsätze" erweitert.
Im Auswahldialog wird neben der Kurzbeschreibung auch die erweiterte Beschreibung angezeigt, um entsprechende Informationen bei der Auswahl gleichartiger Anwendungen berücksichtigen zu können.
Kopieren in Fragebogenverwaltung:
Das Kopieren von Fragebögen in der Fragebogenverwaltung hat sich wie folgt geändert:
Werden Fragebögen innerhalb eines Mandanten kopiert, so bleibt alles beim alten Verfahren. Der Fragebogen bekommt die Bezeichnung (Kopie) angehängt und ist keiner Fragebogenart mehr zugeordnet. Damit kann dieser weiterhin flexibel genutzt werden und man verliert nicht so schnell den Überblick.
Werden jedoch Fragebögen von einem auf einen anderen Mandanten kopiert, entfällt ab sofort die Bezeichnung (Kopie) und auch die Fragebogenart wird direkt übernommen.
Damit können gerade bei der Arbeit mit vielen Fragebögen über mehrere Mandanten hinweg die Nacharbeiten deutlich verringert werden, welche nur darin bestanden das Wort "(Kopie)" zu entfernen und die gleiche Fragebogenart zu wählen.
Update auf Version: 1.46 (26.01.2022)Fehlerbehebungen:- Beim Download der Zertifikate im E-Learning Modul wurden kleinere Fehler korrigiert.
- Beim abgeschlossenen Test im audatis PORTAL wird nun der Text des Testergebnisses korrekt ausgegeben.
- Eigene Felder im Modul: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, die bereits gelöscht wurden, werden nicht mehr angezeigt.
- Im Modul: Online AV-Verträge funktionieren die E-Mail-Einstellungen wieder korrekt.
- Probleme mit dem Hinweis auf fehlende Internetverbindung nach automatischen Logout und Re-Login wurden behoben.
- Der Dateiupload funktioniert wieder wie gewohnt.
- Die Gesetze zum Datenschutz wurden angepasst und aktualisiert.
Löschkonzept - Teil 2:Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) haben wir nun, wie bereits angekündigt das Löschkonzept um einen weiteren Export erweitert.
Auf der Übersichtsseite des VVT finden Sie den Button Löschkonzept, mit welchem Sie sich jetzt neben zwei verschiedene Varianten eines CSV-Exports, auch Löschprotokolle nach Löschverantwortlichem oder nach Löschzyklus ausgeben lassen können:
1. Um zu wissen, welche Daten wann zu löschen sind, können Sie z.B. für den monatlichen oder jährlichen Löschzyklus ein Löschprotokoll exportieren, welches Ihnen zu allen Speicherorten angibt, welche Datenkategorien zum Stichtag bis zu welchem Datum gelöscht werden dürfen. Dabei wird immer die Maximale Löschfrist berücksichtigt (also das Datum mit der längsten Speicherdauer), die kürzeren Daten werden zur Information durchgestrichen dargestellt.
Sofern Löschsperren eingerichtet oder Sonderfälle dokumentiert werden, werden diese ebenfalls ausgegeben.
2. Das gleiche Löschprotokoll kann auch bezogen auf einen Löschverantwortlichen ausgegeben werden, so hat dieser immer im Blick, welche Daten er löschen muss.
Den Löschverantwortlichen definieren Sie im Daten- und IT-Inventar in der Rubrik: Speicherorte.
Im nächsten audatis MANAGER User-Meeting (siehe unten) werden wir die Nutzung des Löschkonzepts nochmal im Detail erläutern.
Erweiterung und Aktualisierung der Aufsichtsbehörden:Ab sofort steht Ihnen in den Mandanteneinstellungen eine aktualisierte Liste aller Aufsichtsbehörden für den Datenschutz in Deutschland und Europa zur Verfügung.
Um die Daten zu Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde zu aktualisieren, gehen Sie in den Mandanteneinstellungen auf "Aufsichtsbehörde" und wählen in der oberen Liste die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde aus. Dabei werden die einzelnen Daten in den Feldern darunter automatisch aktualisiert.
Gemeinsam Verantwortliche und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten:
Ab sofort können Sie mit "Gemeinsam Verantwortlichen" mehrere Verarbeitungstätigkeiten verknüpfen.
Diese werden dann auch im jeweiligen Eintrag der Verarbeitungstätigkeit im VVT angezeigt und sind von dort aus direkt per Link erreichbar.
Ebenfalls wurde die Ausgabe des internen und behördlichen Verzeichnisses um den Punkt der Gemeinsam Verantwortlichen erweitert, sofern welche der Verarbeitungstätigkeit zugeordnet wurden.
Update auf Version: 1.45 (12.01.2022)
Fehlerbehebungen:
- Im VVT stehen Gruppenverfahren und Vorlagen auch auf Ebenen > 6 zur Verfügung.
- Wird im VVT keine Organisationseinheit ausgewählt, werden die Daten der Risikoeinschätzung dennoch gespeichert.
- Die Sortierung der Einträge in den Textbausteinen funktioniert korrekt.
- Kapitel und Lektionen in den eigenen Lerneinheiten können wieder gelöscht werden.
- Fehler im Prüfprozess der Internetseiten wurden behoben.
Löschkonzept:
Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) haben wir den Beta-Status aus den Löschvorgaben entfernt und noch ein paar Änderungen bei der Ausgabe als Löschkonzept hinzugefügt.
Bei den Löschdetails (L.2) können nun wahlweise fachliche Verantwortlichkeiten auf Benutzerebene oder Organisationseinheit zugeordnet werden.
Weiterhin werden die Zahlenwerte bei den Löschklassen mit ausgegeben, da diese nicht immer 1:1 mit den Aufbewahrungsfristen übereinstimmen.
Auf der Übersichtsseite des VVT finden Sie den Button Löschkonzept, mit welchem Sie sich aktuell 2 verschiedene Varianten eines CSV-Exports ausgeben lassen können:
1. die komplette Liste aller Verarbeitungstätigkeiten samt Informationen zum Löschkonzept oder
2. die gefilterte Liste aller Verarbeitungstätigkeiten mit Löschangaben nach fachlich Verantwortlichem oder Organisationseinheit (sofern diese Elemente zugeordnet wurden).
Update auf Version: 1.44 (22.12.2021)
Fehlerbehebungen:
- Im Maßnahmenplan werden die Namen der Fachverantwortlichen korrekt im Bearbeitungsmodus angegeben.
- Die Buttons in den Mitarbeiternachweisen sind alle korrekt beschriftet.
- In allen Aufgaben ist das Erledigungsdatum ein Pflichtfeld.
- Umlautfehler im Auditbericht wurden behoben.
- Der Import von Mitarbeitern ordnet diese bei vorhandenen Organisationseinheiten korrekt zu.
- Nachrichtenversand mit Dateianhang ohne Fehlermeldung möglich.
Änderungen am audatis PORTAL:
Im audatis PORTAL können E-Learnings in Form von Lerneinheiten durchgeführt und auf Wunsch mit einem Test abgeschlossen werden.
Bei der Anzeige der Testauswertung mit den einzelnen Fragen und den jeweils ausgewählten Antworten, bekommt der Teilnehmer zukünftig einen kurzen Hinweistext unterhalb der Auswertung angezeigt, wie die Anzeige der grün und rot markierten Zeilen zu verstehen ist.
Damit sollen Missverständnisse bei der Testauswertung vermieden werden.
Änderungen am Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten:
Bei der Kopierfunktion von Verarbeitungstätigkeiten unter dem Punkt: Vorlagen importieren, kann nun ausgewählt werden, ob die Reiter Schwellenwert und Interessenabwägung mitkopiert werden sollen oder nicht.
Bisher war der Grundgedanke, dass dies sehr individuelle Informationen sind, die je nach Ausgestaltung pro Mandant angepasst bzw. bewertet werden müssen. Da jedoch viele Unternehmen gerne eine 1:1 Kopie anfertigen möchten, haben wir die Möglichkeit nun integriert.
Update auf Version: 1.43 (01.12.2021)
Fehlerbehebungen:
- Im Export der Gemeinsamen Verantwortlichen werden keine Verantwortlichen mehrfach ausgegeben.
- Bei abgeschlossenen Lernaktivitäten können alle Teilnahmezertifikate gesammelt als ZIP heruntergeladen werden.
- Verschlagwortung im Modul: Kontaktverwaltung funktioniert wieder korrekt.
- Erzeugung von doppelten Löschfristen beim Kopieren von Verarbeitungstätigkeiten ist behoben.
- Im Export des internen Verzeichnisses haben wir die Übersichtlichkeit weiter erhöht, indem die Bezüge zu den Informationspflichten mit Kategorien Betroffener jetzt als solche auch bei den Referenzen genannt werden.
- Die Kontoaktivierung im audatis PORTAL ist direkt von der Startseite aufrufbar.
- Der Nachrichtenversand mit Anlagen funktioniert korrekt.
- Korrektur im Modul: Benutzerverwaltung. Das Löschen von Benutzern bedarf ab sofort in der Berechtigungsgruppe: Administration die Stufe: Löschen.
Startseite:
Auf der Startseite des audatis MANAGER wurden einige Module mit Kürzeln versehen, um auch den Datenschutz-Laien die einfache Zuordnung zu ermöglichen, welche von Datenschützern gerne verwendet wird.
So z.B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) oder Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM).
Update auf Version: 1.42 (17.11.2021)
Fehlerbehebungen:
- Filterprobleme in verschiedenen Modulen sind behoben worden: Mitarbeiternachweise, Maßnahmen- und Projektplan, Auftragsverarbeiter und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
- Der Word-Export bei der DSFA beinhaltet keine gelöschten Anspruchsgruppen mehr.
- Zugriff auf Dateien in Audits wurde für berechtigte Benutzer korrigiert.
- Beim Word-Export im Modul Internetseiten werden keine Überschriften mehr ausgegeben, welche nicht in den Datensätzen enthalten waren.
- Das Speichern neuer Stundensätze in den Mandanteneinstellungen - Abrechnung funktioniert korrekt auch bei mehreren Stundensätzen.
- Die Sprachauswahl in Online AV-Verträgen zur Anpassung von Links wird in den Einstellungen dauerhaft gespeichert und nicht mehr bei jedem Aufruf mit DE begonnen.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten:
Im Export des internen Verzeichnisses haben wir die Übersichtlichkeit erhöht, indem die Bezüge zu Kapitel 4 mit Datenkategorien jetzt als solche auch bei den Referenzen genannt werden.
Statt einen Verweis wie beispielsweise: zu 4.1 auszugeben wird nun: zu 4.1 (Kundendaten) ausgegeben.
Update auf Version: 1.41 (04.11.2021)
Fehlerbehebungen:
- Der Wordexport von Datenschutzvorfällen wurde korrigiert.
- Der Wordexport bei der DSFA beinhaltet keine gelöschten Anspruchsgruppen mehr.
- Zugriff auf Dateien in Audits wurde für berechtigte Benutzer korrigiert.
Wir verabschieden uns mit diesem Update von unserem alten audatis PORTAL:
Ab sofort steht somit in den Mandanteneinstellungen die Möglichkeit nicht mehr auf dem Reiter: Sonstiges zur Verfügung zwischen altem Portal und Portal 2.0 zu wechseln. Mandanten, die bisher noch auf das alte Portal eingestellt waren, werden automatisch umgestellt.
Die Daten für Lernaktivitäten oder Mitarbeiternachweise sind davon nicht betroffen.
Beim neuen Einladen und allen E-Mail wird jedoch nicht mehr auf das alte Portal hingewiesen.
Da das audatis PORTAL 2.0 schon seit Mai 2020 bei uns als Standard hinterlegt ist, werden Sie den Unterschied in den allermeisten Fällen garnicht merken.
Update auf Version: 1.40 (20.10.2021)
Fehlerbehebungen:
- Fehler im Filter der Verarbeitungstätigkeiten sind behoben.
- Die Aufgabenübersicht im Dashboard zeigt alle Aufgaben korrekt an.
- Der Export der Informationspflichten gibt alle Zuordnungen wieder korrekt aus.
- Das Kopieren von Ordnern verursacht keine Probleme mehr.
- Maßnahmen können auch ohne Nummerierung angelegt werden.
- Erneute Passwortänderungsaufforderung beim Mandantenwechsel erfolgt nicht mehr, nach Passwortänderung.
- Aufruf der Gesetze zum Datenschutz funktioniert aus allen Mandanten.
- Fehler in der Anwendungsübersicht sind behoben.
- Die Zuordnung von VVT in der Auftragsverarbeitung funktioniert wieder korrekt.
Update auf Version: 1.39 (06.10.2021)
Fehlerbehebungen:
Durch eine Umstellung sämtlicher Datenbankabfragen sind diverse Fehler in den vergangen Wochen in verschiedenen Modulen aufgetreten.
Diese haben wir mit dem aktuellen Update, soweit bekannt, behoben.
- Bei der Schwellenwertanalyse im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten wird der Haken S.2 nicht mehr automatisch gesetzt, wenn dieser einmal bewusst entfernt wurde.
- In der Mitarbeiterverwaltung können auch die alternativen Logins wieder geändert werden.
- Im Word-Export der Gemeinsam Verantwortlichen werden keine gelöschten Verantwortlichen mehr mit ausgegeben.
- Im Modul der Auftragsverarbeitung werden alle eigenen Prüfstatus wieder korrekt angezeigt.
- Probleme mit dem Dateiupload wurden behoben.
- Der Word-Export in der Protokollverwaltung gibt alle Informationen aus.
Update auf Version: 1.38 (22.09.2021)
Fehlerbehebungen:
- Bei Aufgaben zu Audits werden die Buttons korrekt mit Audit bearbeiten bzw. Audit bewerten angezeigt.
- Bei Online AV-Verträgen sind die Textbausteine nun auch in allen anderen Sprachen außer DE direkt nach dem Anlegen enthalten und Zuordnungsprobleme zu Verarbeitungstätigkeiten sind behoben.
- Die Datenschutzerklärung und das Impressum sind auch von Untermandanten aus erreichbar ohne Login.
- Der Maßnahmen- und Projektplan kann auf alle Mandanten kopiert werden, auf die der Benutzer mit Schreibrechten berechtigt ist.
- Ausgefüllte AV-Selbstauskünfte können korrekt heruntergeladen werden.
- Löschen von Systemadministratoren ist wieder bis zum letzten Systemadministrator möglich.
Update auf Version: 1.37 (08.09.2021)
Fehlerbehebungen:
- In der Mitarbeiterdokumentation werden auch mehrere Organisationseinheiten korrekt dargestellt.
- Nach abgeschlossenen Audits werden die Aufgaben zur Bewertung korrekt benannt.
Änderungen an Einladungs-E-Mails für das E-Learning:
Die Einladungen für Teilnehmer an Lerneinheiten in unserem E-Learning wurden etwas überarbeitet, da wir bisher immer im Standardtext von einer Teilnahme an Lerntest gesprochen haben, bevor man die Einheit abschließen kann.
Da es aber auch die Möglichkeit gibt Lerneinheiten ohne Test zu erstellen und der Text somit nicht passt, wurde dieser nun umformuliert und als Hinweis bei einem vorhandenen Lerntest ausgegeben.
Whitelabel-Server mit eigenen Texten sind von den Änderungen nicht betroffen.
Update auf Version: 1.36 (26.08.2021)
Fehlerbehebungen:
- Wenn ein Mitarbeiternachweis auf abgeschlossen gesetzt wird, verschwinden die Buttons zum Download der CSV-Übersicht und der PDF-Dokumente nicht mehr.
- Dateianhänge sind auch nach Bestätigung eines Mitarbeiternachweises im PORTAL weiterhin sichtbar und können heruntergeladen werden.
Neuer Filter im Maßnahmen- und Projektplan:
Der Maßnahmen- und Projektplan hat nun einen Filter bekommen, mit welchem sich die Maßnahmen und Arbeitspakete deutlich einfacher bearbeiten lassen.
Sie können nach Priorität, Projekten, Typ, Verantwortlichem oder Status filtern und der Filter wird pro Mandant und Benutzer gespeichert.
Über die Bezeichnung können Sie direkt nach Stichworten suchen.
Update auf Version: 1.35 (11.08.2021)
Fehlerbehebungen:
- Die Auswahl von im VVT verknüpften technischen und organisatorischen Maßnahmen von übergeordneten Mandanten kann nun auch in der Risikoanalyse einer DSFA genutzt werden.
- Die Ausgabe von HTML formatierten Texten in PDF Dateien wurde verbessert (Online-AV-Verträge, Mitarbeiternachweise und Lernaktivitäten)
- Die Leseansicht von verknüpften Gruppenverfahren wurde korrigiert.
- Im Audit werden Folgefragen nicht mehr direkt angezeigt, sondern erst nach Auswahl der entsprechenden Antwortoption.
- Im Audit werden die Folgefragen bei einer Mehrfachauswahl direkt unter der entsprechenden Antwortoption eingeblendet und nicht mehr gesammelt am Ende aller Antworten.
- Nachrichten und Aufgaben von gelöschten Mandanten werden auch in der Navigationszeile oben nicht mehr mitgezählt.
Update auf Version: 1.34 (28.07.2021)
Fehlerbehebungen:
- Die Word-Ausgabe der Informationspflichten im internen Verzeichnis des VVT wurde korrigiert.
- Die Word-Ausgabe des behördlichen Verzeichnis in den Auftragsverarbeitungen wurde verbessert.
- Die mehrfach angezeigten Buttons zu den Informationspflichten betroffener wurden im VVT beseitigt.
- Die Nummerierung in der Auskunftserteilung im Modul Anfragen-Betroffener wurde korrigiert.
- Die Ausgabe des Löschkonzepts wurde korrigiert.
- Die Adresse der Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg wurde wegen Umzug korrigiert.
- Fehler beim Mailversand der Erinnerungen wurden behoben.
Update auf Version: 1.33 (14.07.2021)
Fehlerbehebungen:
- Korrekturen am neuen Reiter Löschvorgaben im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten wurden durchgeführt.
- Diverse Übersetzungsfehler in der englischen Version wurden behoben.
- In englischen Mandanten wird die Risikomatrix nun auch englisch angelegt.
- Die Ausgabe der korrekten Seitenzahl in PDF-Dokumenten.
- Das Löschen von Ordnern ohne Sicherheitsabfrage wird nun verhindert.
Gruppenverfahren in Anfragen Betroffener:
Ab sofort kann in den Anfragen Betroffener auch auf Verarbeitungstätigkeiten zugegriffen werden, die im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten lediglich als Gruppenverfahren mit übergeordneten Mandanten verknüpft wurden.
Die Systematik wird in den nächsten Updates auf andere Module ausgeweitet.
Massenaktionen für den Maßnahmen- und Projektplan:
Ab sofort kann man im Maßnahmen- und Projektplan folgende Massenaktionen für alle ausgewählte Einträge mit einem Klick durchführen:
- einen Status zuweisen
- auf Mandanten kopieren
- einem Projekt zuordnen
- für alle berechtigte Benutzer aktivieren
Dazu müssen lediglich min. 1 Eintrag in der Übersicht ausgewählt und am Ende der Seite die entsprechende Aktion ausgewählt und mit einem Klick auf: Aktion ausführen bestätigt werden.
Update auf Version: 1.32 (30.06.2021)Fehlerbehebungen:
- Übersetzungsfehler in div. Modulen korrigiert.
- Automatisches Hinzufügen von Online-AV-Verträgen in der AV Übersicht kann deaktiviert werden.
Update auf Version: 1.31 (10.06.2021)Fehlerbehebungen:- Die Logos bei von extern erreichbaren Seiten z.B. Online AV-Verträge werden wieder wie eingestellt angezeigt.
- Beim Dateiupload funktionieren auch .odt Dateien und .msg Dateien wieder.
- Änderungen am Dashboard (Audit) wurden durchgeführt.
Neue BETA des Löschkonzeptes im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten:
Ab sofort kann im audatis MANAGER eine erste Version (BETA) des Löschkonzepts ausprobiert werden.
Dazu wurden bereits verschiedene Erweiterungen in den Modulen Daten- und IT-Inventarisierung sowie Textbausteine durchgeführt (siehe vorherige Updates).
In diesem Update wurde die Anwendbarkeit im Modul: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten eingeführt.
Zunächst kann auf dem Reiter: IT, TOM, Grundlagen für jede Datenkategorie im Punkt T.2.1 ein oder mehrere Speicherorte festgelegt werden.
Dann sind die Löschfristen vom Punkt A.8 auf den neuen Reiter: Löschvorgaben (Beta) verschoben wurden und ist nun als L.1 auswählbar. Hier können wie bisher Löschfristen ausgewählt werden und nun zusammen mit einem Startzeitpunkt zur Löschklasse werden.
In L.2 können dann pro Datenkategorie die Löschklassen und Speicherorte angezeigt und um einen Verantwortlichen sowie Löschzyklus ergänzt werden.
Im Punkt L.3 können Sonderfälle definiert werden, welche eintreten können und die reguläre Löschung beeinflussen können (z.B. das Aussetzen von Löschungen bei Rechtsstreitigkeiten).
Abschließend können in L.4 Löschsperren definiert werden, wenn ein solcher Sonderfall beispielsweise eingetreten ist.
Sind die Löschangaben gepflegt kann auf der Übersichtsseite des Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten über den Downloadbutton: Löschkonzept eine CSV-Datei heruntergeladen werden, welche die Rohdaten des Löschkonzeptes enthält.
Wichtiger Hinweis: Da es sich um eine BETA Version handelt, freuen wir uns über Ihr Feedback zu der Funktion und behalten uns Änderungen in Logik und Bedienung noch vor.
Update auf Version: 1.30 (27.05.2021)
Fehlerbehebungen:
- Die Dateiablage hat nun einen virtuellen Ordner zur Anzeige von Dateien aus der Protokollverwaltung.
- Bei der Zuordnung von Verarbeitungstätigkeiten zu einer DSFA werden nun neben dem "geprüft (ok)" Status auch eigene Prüfstati mit positivem Verhalten für die Auswahl berücksichtigt.
- Die mandantenübergreifenden Ordner funktionieren korrekt in den Einstellungen zur Freigabe.
- Im Modul: Mitarbeiterdokumentation ist die Reihenfolge des Dokumentationstyp wieder korrekt.
Benachrichtigungseinstellungen für alle Benutzer:
Ab sofort kann jeder Benutzer selbst festlegen, an welchen Wochentagen er eine E-Mailerinnerung für nicht abgeschlossene Aufgaben und Maßnahmen erhalten möchte.
Dazu klicken Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen und dann: Mein Benutzerkonto. Dort ist der neue Reiter: Benachrichtigungseinstellungen zu finden, auf welchem Sie festlegen können, an welchen Wochentagen Sie an nicht abgeschlossene Aufgaben bzw. darunter an nicht abgeschlossene Maßnahmen erinnert werden möchten.
Standard ist derzeit: jeder Benutzer bekommt an jedem Wochentag eine E-Mail, sofern die Erinnerungsfunktion bei der jeweiligen Aufgabe bzw. Maßnahme aktiviert war. Sie können diese auch komplett abschalten, indem kein Wochentag ausgewählt wird.
Wichtiger Hinweis: Benachrichtigungen bei neuen Aufgaben oder Maßnahmen bzw. der erstmaligen Erinnerung (1, 2 oder 7 Tage vor Fälligkeitsdatum) werden weiterhin versendet. Auch hat die Erweiterung keine Auswirkung auf die Erinnerungen an Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle oder Fristabläufe bei Anfragen Betroffener.