audatis MANAGER - Wissensdatenbank

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Update und Kundeninformationen (Version 1.9 bis 1.29)
Hier finden Sie die Kundeninformationen der letzten Updates chronologisch aufgelistet:

Update auf Version: 1.30 (27.05.2021)
Fehlerbehebungen:
- Die Dateiablage hat nun einen virtuellen Ordner zur Anzeige von Dateien aus der Protokollverwaltung.
- Bei der Zuordnung von Verarbeitungstätigkeiten zu einer DSFA werden nun neben dem "geprüft (ok)" Status auch eigene Prüfstati mit positivem Verhalten für die Auswahl berücksichtigt.
- Die mandantenübergreifenden Ordner funktionieren korrekt in den Einstellungen zur Freigabe.
- Im Modul: Mitarbeiterdokumentation ist die Reihenfolge des Dokumentationstyp wieder korrekt.

Benachrichtigungseinstellungen für alle Benutzer:
Ab sofort kann jeder Benutzer selbst festlegen, an welchen Wochentagen er eine E-Mailerinnerung für nicht abgeschlossene Aufgaben und Maßnahmen erhalten möchte.
Dazu klicken Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen und dann: Mein Benutzerkonto. Dort ist der neue Reiter: Benachrichtigungseinstellungen zu finden, auf welchem Sie festlegen können, an welchen Wochentagen Sie an nicht abgeschlossene Aufgaben bzw. darunter an nicht abgeschlossene Maßnahmen erinnert werden möchten.
Standard ist derzeit: jeder Benutzer bekommt an jedem Wochentag eine E-Mail, sofern die Erinnerungsfunktion bei der jeweiligen Aufgabe bzw. Maßnahme aktiviert war. Sie können diese auch komplett abschalten, indem kein Wochentag ausgewählt wird.
Wichtiger Hinweis: Benachrichtigungen bei neuen Aufgaben oder Maßnahmen bzw. der erstmaligen Erinnerung (1, 2 oder 7 Tage vor Fälligkeitsdatum) werden weiterhin versendet. Auch hat die Erweiterung keine Auswirkung auf die Erinnerungen an Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle oder Fristabläufe bei Anfragen Betroffener.

Update auf Version: 1.29 (12.05.2021)
Fehlerbehebungen:
- Aktionen funktionieren nun nicht nur in Checkin-Fragebögen, sondern auch in Audits und AV-Selbstauskünften.
- Das Ändern von eigenen Prüfstati ist nun wieder möglich und das Verhalten (negativ/positiv) wird korrekt gespeichert.
- Die mandantenübergreifenden Ordner funktionieren korrekt in den Einstellungen zur Freigabe.
- Beim Kopieren von Vorlagedokumenten in der Dateiablage werden diese auch im Zielmandanten korrekt als Vorlage markiert.
- DSFA Vorlagen können auch in Untermandanten genutzt werden, wenn man die Rolle Systemadministrator oder das DSFA-Sonderrecht besitzt.
- Im Auditbericht werden auch die Bewertungen von Folgefragen auf Folgefragen korrekt ausgegeben.
- Die Ausgabe der Diagramme für AV-Verträge und Lernaktivitäten in der Berichtsverwaltung zählt korrekt.
- Textbausteine der Rechtsgrundlagen wurden korrigiert.
- Die Liste der Aufsichtsbehörden wurde aktualisiert (neue Aufsichtsbehörde der Schweiz inkl.).

Länderauswahl bei neuen Mandanten:
Ab sofort können beim Anlegen von neuen Mandanten alle Länder ausgewählt werden. Anschließend können diese in den Mandanteneinstellungen auch manuell wieder editiert werden, da diese derzeit nur in der deutschen bzw. englischen Sprache vorliegen.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT):
Werden im VVT als Rechtsgrundlage die berechtigten Interessen ausgewählt, werden diese Informationen nun auch in den Dokumenten zur Informationspflicht gem. Art. 13 bzw. 14 DS-GVO ausgegeben.
Werden Daten ins Drittland übermittelt stehen ab sofort neue Textbausteine für die "geeigneten Garantien D.2" zur Verfügung, welche Sie auf dem Reiter "Drittland" vorfinden.

Auftragsverarbeitung (AV):
Es ist nun möglich mehreren Auftraggebern gleichzeitig per Massenedition ein oder mehrere Verarbeitungstätigkeiten zuzuordnen.
Dazu wählen Sie alle gewünschten Auftraggeber aus und können ganz unten in der Aktionsbox den Punkt anwählen: "Allen ausgewählten Auftraggebern folgende Verarbeitungstätigkeiten zuordnen:" dort sehen Sie eine Dropdown-Liste, in der alle Verarbeitungstätigkeiten aus dem VVT zur Auswahl stehen, welche zur Ausführung für Auftraggeber (Punkt A.6.3) markiert sind.

Vorbereitungen für das neue Löschkonzept / IT-Inventarisierung:
Als Vorbereitung auf das zukünftige Löschkonzept wurde das Modul: "IT-Inventarisierung" umbenannt in "Daten- und IT-Inventarisierung".
Das Modul hat eine neue Kategorie: "Speicherorte" mit entsprechenden Vorlagen erhalten, in welchen zukünftig alle für das Löschkonzept relevanten Speicherorte hinterlegt werden können.
Dabei können nach dem Anlegen des Speicherorts im Bearbeitungsmodus folgende Zusatzinformationen hinterlegt werden (auf den Button mit Stift zur Bearbeitung klicken):
- Bezeichnung und Beschreibung des Speicherorts
- Die anzuwendende Löschart
- Wie die Löschung zu dokumentieren ist
- Wie die Löschung zu kontrollieren ist
- Wer für die Löschausführung verantwortlich ist

Vorbereitungen für das neue Löschkonzept / Textbausteine:
In den Textbausteinen wurde für das IT-Inventar bereits die neue Kategorie: Speicherorte eingeführt.
Außerdem wurde ein neuer Reiter für Löschvorgaben eingeführt, welcher neben den Löscharten, Löschdokumentationen und Löschkontrollen auch die Startzeitpunkte und Löschzyklen enthält.
Alle weiteren Änderungen für das Löschkonzept erfolgen in den nächsten Updates.

Update auf Version: 1.28 (28.04.2021)
Fehlerbehebungen:
- Mitarbeiter kann ohne Fehler editiert werden
- Erinnerungen an nicht bestandene Lerneinheiten werden bei gelöschten Mitarbeitern nicht versendet
- Korrekte Bearbeitung von Lernaktivitäten
- Word-Export zu Anfragen Betroffener gibt keinen Fehlerhinweis aus

Mandanten-Wechsel in der Navigationsleiste:
In der Group-Version ist der Mandantenwechsel nun nicht mehr im Benutzermenü "versteckt" sondern direkt oben mittig in der Navigationsleiste enthalten.

Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle:
In diesem Modul wird mit der Auswahl der Verarbeitungstätigkeiten ein dort evtl. bereits bewertetes Risiko ausgegeben.
Weiterhin kann bei der Prüfung eines Datenschutzvorfalls die Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensauswirkung für die betroffenen Personen angegeben und in Form eines Risikoniveaus ausgegeben werden.
Hinweis: Das Risikomanagement für Verarbeitungstätigkeiten muss in den Einstellungen - Risikomanagement aktiviert sein. Bei neuen Mandanten ist dies nun standardmäßig der Fall.

Schutz vor Datenverlust durch Re-Login:
Ab sofort ist der audatis MANAGER mit einem erweiterten Login-Zeitfenster ausgestattet. Ein User wird nicht mehr nach 60 Minuten automatisch ausgeloggt, sondern kann ab sofort den ganzen Tag durcharbeiten. Damit werden auch Datenverluste beim Speichern verhindert, die bisher in einigen Fällen durch den automatischen Logout passieren konnten.
Benutzer werden jedoch nachts automatisch abgemeldet und müssen sich dann beim nächsten Mal wieder einloggen.
Ein weiterer Mechanismus greift auch, wenn ein Benutzer z.B. auf 2 Tabs aktiv ist und sich in einem Tab versehentlich abgemeldet hat. Dann wird der sog. Re-Login-Screen angezeigt, der dazu führt, dass sich der Benutzer auf der Seite (ohne Absenden des Inhalts) neu anmelden und weiterarbeiten kann, ohne die Daten zu verlieren.
Gleiches gilt auf für eine unterbrochene Internetverbindung. Wird diese wiederhergestellt, kann der Benutzer sich wieder einloggen und weiterarbeiten.

Update auf Version: 1.27 (14.04.2021)
Fehlerbehebungen:
- In der Berichtsverwaltung sind vereinzelt Probleme mit AV und VVT Übersichten aufgetreten, welche nun behoben wurden.
- Beim Import von Verarbeitungstätigkeiten werden auch CSV-Dateien ohne Überschriften nun korrekt importiert.
- In der AV-Selbstauskunft und der Fragebogen-Vorschau werden HTML-Tags korrekt interpretiert statt ausgegeben.
- Die Nummerierung in den Anfragen Betroffener im Tab Einschränkungen ist nun korrekt.
- Unterfragen von Unterfragen in den Auditberichten werden korrekt ausgegeben.
- Im audatis PORTAL werden bei Mitarbeiternachweisen angefügte Dateien über dem Bestätigungsbutton angezeigt.
- Löschfristen in den Textbausteinen werden korrekt kopiert.
- Der Erinnerungs-Mailversand erfolgt nun auch bei eigenem SMTP-Postfach korrekt über dieses.
- Wird ein Audit gelöscht, werden auch die dazugehörigen Aufgaben gelöscht.

Lernaktivitäten:
Im Modul: Lernaktivitäten können Datensätze nicht mehr bearbeitet werden, sobald die Lernaktivität bestanden wurde.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT):
Wer ein eigenes Feld im VVT nutzen möchte, kann dies nun auch in deutscher und englischer Sprache einstellen.
In den Mandanteneinstellungen - Verarbeitung stehen nun jeweils Eingabefelder für DE und EN zur Verfügung, welche im VVT je nach ausgewählter Benutzersprache verwendet werden.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM):
Bei den TOM werden nun direkt in der Bearbeitungsansicht die Informationen ausgegeben, ob die zugeordneten Maßnahmen auch umgesetzt wurden.
Weiterhin wurden die unter den jeweiligen Einträgen vorhandenen Buttons zum Befüllen der Textboxen mit optionalen Inhalten entfernt, da viele Benutzer durch die Möglichkeiten zum Zuordnen und nutzen der Buttons irritiert waren.
Zukünftig soll nur die Zuordnung genutzt werden, da sich hierüber später Auswertungen ermöglichen lassen. Beispielsweise auf umgesetzte oder noch nicht umgesetzte Maßnahmen.
Die wichtigste Änderung ist sicherlich die Anzeige der eigentlichen TOM direkt auf dem Reiter der Prüfung. Somit muss nicht mehr zwischen verschiedenen Tabs hin- und hergesprungen werden. Sollte sich das als gutes Vorgehen etablieren, wird es in den anderen Modulen wie VVT und AVV ebenfalls an gleicher Stelle nachgezogen.

Online AV-Verträge:
In den Textbausteinen kann man nun auf dem Reiter: Auftragsverarbeitung einen eigenen Standardwert für AV-Verträge definieren. Dieser wird dann auch bei den Online AV-Verträgen als Standard verwendet.
Man kann in den Online AV-Verträgen nun auch abweichende Vertragsgrundlagen hinterlegen und so z.B. EU-Standardvertragsklauseln oder Geheimhaltungsvereinbarungen etc. abbilden.
Dazu muss im Online AV-Vertrag das neue Feld 1.4 mit der gewünschten Vertragsgrundlage befüllt und dieser gespeichert werden. Die Vertragsgrundlage wird dann auch direkt im Modul Auftragsverarbeitung angezeigt.

Update auf Version: 1.26 (31.03.2021)
Fehlerbehebungen:
- Auf der Startseite werden die Maßnahmen in den Kacheln wieder korrekt angezeigt.
- Bei den Online-Einwilligungen kann man nun auch nach einem Widerruf erneut einwilligen.
- Probleme bei mandantenübergreifenden Ordnern in der Dateiablage sind behoben.
- In der Vorschau im Modul Fragebogenverwaltung sind keine HTML-Tags mehr zu sehen.
- Die Berechnung der Projektabschlussquote und die Nummerierung von Arbeitspaketen im Modul Maßnahmen- und Projektplan wurde korrigiert.
- Reisezeiten und Standardentfernungen im Export der Aktivitätenverwaltung werden korrekt ausgegeben.
- Die Aktualisierungsaufgabe nach Prüfung einer VVT funktioniert wieder korrekt.
- Die Online AV-Verträge für den Abschluss zwischen einem externen DSB, seinen Mandanten und uns (auf Basis unserer Mustervorlage) funktioniert wieder ohne Berechnung.
- Der Beispielimport-Datensatz als CSV-Datei im Modul Auftragsverarbeitung ist nicht mehr doppelt vorhanden.

Anfragen Betroffener:
In diesem Modul wurde nun beim Anlegen einer neuen Anfrage die Möglichkeit eingebaut, den Fachverantwortlichen darüber zu informieren, wie das aus anderen Modulen bereits bekannt ist.

Fragebogenverwaltung:
Die Fragebogenverwaltung hat nun eine Sortierfunktion für alle Spalten erhalten (ein Klick auf die Spaltenüberschrift sortiert zunächst auf- und beim nächsten Klick absteigend). Außerdem wurde ein Filter für die gängigsten Einschränkungsmöglichkeiten ergänzt. Der Filter wird benutzerbezogen gespeichert.

Eigene Lerneinheiten:
Ab sofort können Sie direkt im Modul: Eigene Lerneinheiten verwalten die ausgewählten Lerneinheiten auf einen anderen Mandanten kopieren.

audatis PORTAL:
Mitarbeiter können bei Hinterlegung einer alternativen (privaten) E-Mail-Adresse diese nun auch wieder ändern.

IT-Inventarisierung:
In der IT-Inventarisierung gibt es nun die Möglichkeit zu jedem Eintrag auch Dateien zu hinterlegen. Dazu einfach in der IT-Inventarisierung z.B. den Reiter: Anwendungen öffnen und Benutzer können dann mit Schreibrechten einen neuen Upload-Button sehen und betätigen um Dateien hochzuladen.
Sofern an einem Eintrag Dateien hinzugefügt wurden, wird dies durch den aufklappbaren Hinweis: Dateien ein- oder ausblenden angezeigt.

Lernaktivitäten und Mitarbeiternachweise:
In den Modulen: Lernaktivitäten und Mitarbeiternachweise gibt es jeweils in der Übersicht der zugeordneten Mitarbeiter zu einer Lernaktivität bzw. einem Mitarbeiternachweis, nun ebenfalls die Möglichkeiten die Liste zu filtern und zu sortieren. Die Filter werden dabei benutzerbezogen gespeichert.

Hinweise zum Benutzernamen im Login:
Aus Sicherheitsgründen verwenden wir schon seit jeher im audatis MANAGER einen Benutzernamen statt einer E-Mail-Adresse zum Login. Um die Benutzer bei der Anmeldung etwas besser zu führen, kommt ab sofort eine Fehlermeldung, wenn sich ein Benutzer mit einer E-Mail-Adresse einloggen möchte. Dies soll unnötige Schwierigkeiten beim Login beseitigen.

Update auf Version: 1.25 (17.03.2021)
Fehlerbehebungen:
- In den Online AV-Verträgen werden die optionalen Anlagen nun immer korrekt dargestellt in der Bearbeitung.
- In der Vertragsverwaltung sind alle Organisationseinheiten auswählbar.
- In den technischen und organisatorischen Maßnahmen werden keine gelöschten VVT angezeigt.
- In den Gemeinsamen Verantwortlichen sind freigegebene TOM von übergeordneten Mandanten nun auswählbar.
- In den Lernaktivitäten und Mitarbeiternachweisen werden keine Mails mit Erinnerungen mehr versendet, wenn die Erinnerungsfunktion aktiv ist, die Mitarbeiter aber noch nicht eingeladen wurden.
- Das DSG LSA aus Sachsen-Anhalt wurde durch das Datenschutz-Grundverordnungs-Ausfüllungsgesetz Sachsen-Anhalt (DSAG LSA) ersetzt.

Update auf Version: 1.24 (03.03.2021)
Fehlerbehebungen:
- In den Mandanteneinstellungen wurden Probleme mit den Hierarchie-Strukturen behoben.
- In den Online AV-Verträgen werden die Überschriften h4 bis h6 korrekt im PDF Dokument ausgegeben.
- In den Mitarbeiternachweisen werden auch die angehängten Dateien in der Zusammenfassung als PDF-Dokument korrekt benannt.
- In der Datenschutz-Folgenabschätzung ist der Reiter: Freigabe direkt nach Abschluss der Prüfung sichtbar und fett markiert.
- In der Auftragsverarbeitung können gelöschte AV Selbstauskünfte nicht mehr ausgewählt werden und in den AV Selbstauskünften können nun von extern Dateien hochgeladen werden.
- In den Online-Einwilligungen werden keine Mails mehr versendet, wenn der Haken für die Bestätigung per E-Mail nicht gesetzt ist.

Sprachliche Anpassungen:
Um die Bedienung des audatis MANAGER nutzerfreundlicher zu machen, haben wir uns einmal an diverse Textstellen und Bezeichnungen gewagt und diese einfacher, einheitlicher und klarer formuliert.
Die wesentlichen Änderungen sind folgende:
- Aus den "Vorlagentextbausteinen" sind nun "Textbausteine" geworden.
- Aus "Mandanten untergeordneter Organisationseinheiten" wurden "untergeordnete Mandanten".
- In allen Modulen wurde die Bezeichnung Fachverantwortlicher gesetzt, da diese teilweise als Fachverantwortliche oder Verantwortliche benannt waren.
- Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten wurde aus dem riesigen Button "Verarbeitungstätigkeiten anderer Organisationen mit diesem Verzeichnis verknüpfen" einfach ein "Gruppenverfahren verknüpfen".
- Ebenfalls im VVT wurde aus den "Vorlage-Gruppen" ebenfalls "Vorlagenpakete", damit kann man diese auch besser von den "Gruppenverfahren" abheben.
- Im Bereich der Startseite wurde in der Rubrik der Übersichten aus der "Aufgabenübersicht (aller Benutzer)" der Eintrag "Alle Aufgaben" und aus "Aufgabenübersicht (eigene)" die "Eigene Aufgaben".
- Die in den Online AV-Verträgen enthaltene Möglichkeit "AV-Datensätze verknüpfen" wurde in "Online AV-Verträge an Auftraggeber senden" umbenannt.

Mandantenübersicht mit allen Benutzern:
In der Group-Version gibt es auf der Mandantenübersicht des Hauptmandanten einen neuen Button für den Systemadministrator: "Benutzerübersicht exportieren".
Mit diesem CSV-Export erhält der Systemadministrator eine Übersichtsliste mit allen zu diesem Hauptmandanten gehörenden Untermandanten sowie allen in den jeweiligen Mandanten berechtigten Benutzern inkl. deren Rollenbezeichnung.

Damit können Sie z.B. regelmäßig prüfen, ob ausgeschiedene Mitarbeiter noch Zugriffsrechte in einzelnen Mandanten haben, ohne diese alle Durchklicken zu müssen.

Auftragsverarbeitung:
In der Auftragsübersicht kann nun im Filter ein Haken bei "Einträge mit Status beendet ausblenden" gesetzt werden, um alle Auftragsverarbeitungen, bei denen der Status B.2 auf beendet gesetzt wurde, von der Anzeige in der Übersichtsliste auszuschließen.

Bestell E-Mails im audatis MANAGER:
Bei allen in den Rechnungs- und Lizenzdaten durchgeführten Bestellungen erhalten zukünftig sowohl die hinterlegte Rechnungs-E-Mailadresse wie auch die Administratoren-E-Mailadresse eine Benachrichtigung mit Informationen zum getätigten Kauf.
Die Rechnungsstellung erfolgt davon unabhängig auf dem gleichen Weg wie bisher.

Vereinigtes Königreich Großbritannien und Nordirland:
Nachdem der Brexit vollzuogen wurde ist nun auch bei uns das "Vereinigte Königreich" korrekt in der Liste der Drittländer z.B. im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auswählbar.


Update auf Version: 1.23 (17.02.2021)
Fehlerbehebungen:
- In der Mitarbeiterverwaltung entstehen beim beim Import keine Duplikate mehr.
- Textblöcke in den Modulen VVT, TOM und AVV werden auch in der Historie und dem Lesemodus korrekt dargestellt.
- In den Online AV-Verträgen wurden Fehler behoben.
- Die Ansicht im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten wurde beschleunigt.
- Die Auswahl von Fachverantwortlichen in den Modulen Online-Einwilligungen und Lernaktivitäten wurde korrigiert.
- Bei Check-In Fragebögen werden nun auch Anmerkungen und Einleitungen ausgegeben.

Online AV-Verträge:
Im Modul "Online AV-Verträge" besteht nun die Möglichkeit für die Vertragspartner, bereits vor Eingabe der Daten einen Vertragsentwurf als PDF zu erhalten, um diesen beispielsweise an den Datenschutzbeauftragten zur Prüfung weiterzuleiten.
Damit ersparen sich Kunden das Ausfüllen des Formulars, wenn der Vertrag zunächst geprüft werden soll. Der Button zum Download des Entwurfs ist nun auf Seite 1 und weiterhin auf Seite 2 nach Eingabe der Daten vorhanden.
Darüber hinaus haben die PDF-Dokumente neben dem aktuellen Datum auch eine Uhrzeit in der Fußzeile bekommen, zu welcher diese erzeugt wurden.

Gemeinsam Verantwortliche mit Exportfunktion:
Es kann nun im Modul "Gemeinsam Verantwortliche" ein Export als CSV-Datei vorgenommen werden.
Dieser gibt einmal alle Verantwortlichen und die jeweiligen Gemeinsamen Verantwortungen aus pro Zeile über den Button: "CSV-Export aller Verantwortlichen" aus.
Eine weitere Möglichkeit besteht über den Button: "CSV-Export nach Gemeinsamen Verantwortlichkeiten", welcher pro Zeile und Gemeinsamer Verantwortung max. 10 Verantwortliche mit deren Daten ausgibt.
Damit lassen sich auch diese Informationen entsprechend weiterverwenden.

AV-Selbstauskünfte in der Fragebogenverwaltung:
In dem Modul zur Fragebogenverwaltung gibt es in jedem Mandanten eine Vorlage für eine AV-Selbstauskunft zu technischen und organisatorischen Maßnahmen, welche bisher weder editiert noch gelöscht werden konnte.
Beides ist nun möglich. Der Fragebogen "Selbstauskunft zu technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 DS-GVO" kann nun bearbeitet oder gelöscht werden.
Wir empfehlen diesen vor einer Bearbeitung einmal zu kopieren. Gelöschte Fragebögen können auch über das für Systemadministratoren erreichbare Modul "Gelöschte Dateien" wiederhergestellt werden.

Update auf Version: 1.22 (02.02.2021)
Fehlerbehebungen:
- in Vertragsverwaltung fehlende englische Texte ergänzt

Anfragen Betroffener mit neuem Filter:
Im Modul "Anfragen Betroffener" besteht nun die Möglichkeit, dass über den Filter einzelne Anfragen nach Zeiträumen herausgefiltert werden.
Als Auswahl stehen im Dropdown "Datum filtern nach" die Zeiträume der Anfrage, der letzten Bearbeitung oder der Frist zur Beantwortung der Anfrage zur Verfügung.

In den Felder von und bis können Sie jeweils die Zeiträume eintragen, nach denen gefiltert werden soll. Bleibt das Feld "von" leer, werden alle Einträge bis zu diesem Datum im Feld "bis" angezeigt. Bleibt das Feld "bis" leer, werden alle Einträge ab dem eingetragenen Datumswert "von" angezeigt.

Anfragen Betroffener mit Bemerkungsfeld:
Es kann nun mit jeder Bearbeitung in einer Anfrage das unten vor dem Speichern-Button stehende Feld: "Anmerkung zur Bearbeitung" ausgefüllt werden, welches in der Historie mit angezeigt wird.

Sprachen in Lerneinheiten löschen:
In dem Modul zur Bearbeitung von Lerneinheiten konnten bisher die Sprachen nicht einzeln gelöscht werden, was gerade beim Erstellen eigener Lerneinheiten aus mehrsprachigen Vorlagen problematisch war.

Ab sofort kann nach Aufruf einer mehrsprachigen Lerneinheit bereits auf der ersten Seite eine Sprache über das "Mülltonnensymbol" gelöscht werden.
Damit werden alle Kapitel, Lektionen und der Lerntest von der ausgewählten Sprache gelöscht.


Update auf Version: 1.21 (19.01.2021)
Fehlerbehebungen:
- in Datenschutz- und Sicherheitsvorfällen werden keine Informationen über eine Meldung ausgegeben, wenn diese nicht erforderlich ist
- in Anfragen Betroffener wurde die Sortierung überarbeitet
- in Lerneinheiten können iFrames mit Videodateien eingebunden werden

Online-Einwilligungen:
Der Fachverantwortliche erhält eine Nachricht, sobald eine Einwilligung widerrufen wurde.


Update auf Version: 1.20 (11.01.2021)
Fehlerbehebungen:
- in der Aktivitätenverwaltung beim Export der Reisezeiten
- in den Online-Einwilligungen wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben, wenn diese beendet wurden.

Terminfindung in Protokollverwaltung:
Im Modul Protokollverwaltung können ab sofort Terminfindungen durchgeführt werden.
Nachdem ein Protokolltermin angelegt wurde kann auf dem neuen Reiter: Terminfindung eine Möglichkeit geschaffen werden, um mit Benutzern oder Externen eine Terminfindung online abzustimmen.

Es können verschiedene Terminoptionen angelegt und bei Bedarf auch die Agenda angezeigt werden.
Anschließend generiert man einen Link, den man an die potentiellen Teilnehmer per Mail versenden kann.

Die Rückmeldungen werden dann per Nachricht an den Fachverantwortlichen geschickt und auf diesem Reiter angezeigt.

Aktivitätenverwaltung:
Bisher konnte in den Mandanteneinstellung auf dem Reiter: "Abrechnung" als kleinste Einheit nur 5 Minuten ausgewählt werden.
Damit konnte man in der Aktivitätenverwaltung bei Einträgen auch immer nur min. 5 Minuten abrechnen und anschließend im 5-Minuten-Takt aufrunden.

Möchte man dies nun genauer machen, kann man ab sofort auch minütlich abrechnen.

Import vereinfacht:
In allen Modulen, in welchen es die Möglichkeiten zum Datenimport über eine CSV-Datei gibt (Auftragsverarbeitung, IT-Inventarisierung, Mitarbeiter verwalten sowie Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) war bisher nur die Möglichkeit die numerischen Spalten für den Import als Datenquelle auszuwählen.

Die Bedienung war dadurch etwas beeinträchtigt, da der Benutzer immer überlegen musste, welchen Wert z.B. die Spalte F (= 6) hat. Dies haben wir nun durch Angabe der alphabetischen Spaltenbezeichnungen geändert.

Weiterhin gibt es in allen Modulen nun eine Beispieldatei als CSV, welche die Spalten und Eingabewerte für den Import darstellt und entsprechend befüllt werden kann.

Neuer Status in Auftragsverarbeitung:
Im Modul der Auftragsverarbeitung besteht nun die Möglichkeit auf dem Reiter: "Angaben zu Datenverarbeitung und Vertrag" unter dem Punkt B.2 auszuwählen, dass eine Auftragsverarbeitung beendet wurde und nicht mehr stattfindet.

Damit lassen sich auch abgeschlossene AVV erfassen und lückenlos dokumentieren, ohne dass diese zu Konflikten mit noch aktiven AVV führen.

In der Übersicht aller Auftragsverarbeitungen wird der Status dann mit "beendet" gelistet und man kann diesen auch im Rahmen einer Prüfung manuell auf "beendet" setzen bzw. nach dem Status filtern.

Tätigkeitsbericht 2020/2021 verfügbar:
Wie bereits im vergangenen Jahr werden wir auch dieses Jahr wieder eine komplett mit Inhalt befüllte Vorlage für einen Tätigkeitsbericht des Datenschutzbeauftragten anbieten, welche u.a. Kapitel von der rechtlichen Entwicklung im Datenschutz, den gefällten Urteilen im Jahr 2020, den Bußgeldern der Aufsichtsbehörden bis hin zu allgemeinen Themen rund um den Datenschutz auf über 13 Seiten abbildet.

Weiterhin sind verschiedene Kapitel enthalten, welche auf die Daten im audatis MANAGER des jeweiligen Mandanten zurückgreifen und diese direkt mit einbeziehen.

Dadurch lassen sich ohne viel zeitlichen Aufwand komplette Berichte Ihrer Arbeit erstellen.

Die Vorlage kann über den Hauptmandanten in den "Rechnungs- und Lizenzvorlagen" auf dem Reiter: "Inhalt erweitern" - "Berichtsvorlagen" erworben werden.

Update auf Version: 1.19 (07.01.2021)
Fehlerbehebungen sowie Verbesserungen:
- in der Mandantenübersicht (Baumstruktur)
- in der Fragebogenverwaltung können nun die Fragetypen einmalig nach dem Kopieren geändert werden
- in den Lernaktivitäten können die PDF-Teilnahmezertifikate erst nach Bestandenem Test heruntergeladen werden

Update auf Version: 1.18 (11.12.2020)
Fehlerbehebungen:
- in Vorlagentextbausteinen wurde ein Fehler beim Löschen von TOM behoben
- auf Startseite wurde die Anzeige der zu prüfenden VVTs korrigiert
- in Protokollverwaltung Kopierfunktion korrigiert

Update auf Version: 1.17 (24.11.2020)
Fehlerbehebungen:
- in Mitarbeiternachweisen können auch mehrere Mitarbeiter zeitgleich eingeladen werden

Kopieren von Protokollvorlagen:
Im Modul Protokollverwaltung können ab sofort Protokolle auf einen anderen Mandanten als Vorlage kopiert werden.
Sie können dies über das Aktionsmenü unten, nach Auswahl der zu kopierenden Datensätze, ausführen.

Weiterhin kann in der Protokollverwaltung ein Protokoll als interne Vorlage oder Organisationsvorlage definiert werden, um beim Erstellen eines neuen Protokolls dieses als Vorlage zu verwenden.

Hinweis: Das Datum, die Uhrzeiten, der Ort und Personen werden aus der (Kopier-) Vorlage nicht übernommen. Lediglich die Inhalte der Tagesordnungspunkte und die Bezeichnung.

Damit lassen sich Vorlagen z.B. für regelmäßige Meetings, etc. erstellen und in allen Mandanten nutzen.

Registrierungsprozess für neue Benutzer:
Ab sofort werden nach der Einladung neuer Benutzer im audatis MANAGER keine Aktivierungslinks mehr versendet bzw. abgefragt.
Alle registrieren Benutzer haben direkt nach Abschluss der Registrierung die Möglichkeit sich sofort einzuloggen.

In der Vergangenheit gab es bei der notwendigen Aktivierung gelegentlich Probleme, weil Anwender die Aktivierungsmail nicht gesehen haben und somit ihren Benutzeraccount nicht aktivieren bzw. nutzen konnten.

Berichtsverwaltung mit neuem Ausgabeformat für Maßnahmen- und Projektpläne:
Im Modul "Berichtsverwaltung" steht nun eine neue Option für die Ausgabe der Übersichtsliste im Kapiteltyp "Maßnahmen- und Projektplan" zur Verfügung.

Die Auflistung wird nun mit vorangestellter Nummerierung aufsteigend ausgegeben, wenn Sie die Kapitelart "Übersichtsliste (nach Nummer aufsteigend)" auswählen.

Update auf Version: 1.16 (12.11.2020)

Kopieren von Datenschutzgrundsätzen und Online-Einwilligungen:
In den beiden Modulen: Datenschutzgrundsätze und Online-Einwilligung gibt es nun die Möglichkeit einzelne oder mehrere Datensätze auf einen anderen Mandanten zu kopieren.

Sie können dies über das Aktionsmenü unten, nach Auswahl der zu kopierenden Datensätze, ausführen.

Übersicht der Flatrate-Lizenzen:
In der Group-Version gibt es in der "Mandantenübersicht" einen neuen Button, welcher die aktuell gebuchten Flatrates nach Mandanten aufschlüsselt.

Über diese Funktion erreichen Sie auch die Buchungsmöglichkeit der Flatrate in den "Lizenzdaten" des jeweiligen Mandanten.

Automatisierter Versand von Mails zu Online-AV-Verträgen:
Im Modul "Auftragsverarbeitung" können nun Details zu Erinnerungsmails pro AV-Eintrag eingesehen werden.
Diese beziehen sich auf die Funktionsmöglichkeit, dass man zu AV-Einträgen automatisierte E-Mails mit der Bitte um Abschluss einer Online-AV-Vereinbarung versenden kann, bis der Kunde diese abgeschlossen hat.

Bisher waren die Informationen nur unter "Online AV-Verträge" und dort in den "Verknüpften AV-Datensätzen" und dem "E-Mail-Logbuch" zu finden.

Damit lassen sich beispielsweise komplette Kundenlisten aus Sicht eines Auftragsverarbeiters anlegen und alle Kunden automatisiert mit personalisierten Links anschreiben, damit diese eine AV-Vereinbarung online abschließen.

Ausgabe eines Organigramms in den Organisationsstrukturen:
In den Einstellungen der Organisationsstrukturen kann ab sofort ein Organigramm in optischer Form, als PDF oder PNG Datei, ausgegeben werden.

Erweiterte Inhalte für Microsoft 365 verfügbar:
In den "Rechnungs- und Lizenzdaten" des Hauptmandanten kann ab sofort ein neues Vorlagenpaket für die Verarbeitungstätigkeiten beim Einsatz von Microsoft 365 (Basispaket) erworben werden. In diesem ersten Basispaket sind bereits über 40 Verarbeitungstätigkeiten für den Einsatz von Azure AD, Exchange, Teams, Sharepoint und One-Drive dokumentiert. Weitere Pakete mit zusätzlichen Tools sowie eine DSFA werden noch folgen.

Update auf Version: 1.15 (29.10.2020)
Fehlerbehebungen:
- in Gesetzesgrundlage DSG-NRW wurden Korrekturen vorgenommen
- in Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle wurde der Anzeigemodus korrigiert

Exportbeschränkungen für VVT, TOM und ADV:
In den Mandanteneinstellungen kann ein Exportverbot für bestimmte Benutzerrollen definiert werden, welches sich auf die obigen Module bezieht.

Update auf Version: 1.14 (05.10.2020)
Fehlerbehebungen:
- in Auditverwaltung Export als Word
- in Vorlagentextbausteinen doppelte Anlage von Vorlagentextbausteinen verhindern

Update auf Version: 1.13 (16.09.2020)

Zusammenfassung der mitarbeiterbezogenen Inhalte:
Viele Benutzer haben es sich schon längerer Zeit gewünscht und nun haben wir es endlich umgesetzt: alle Inhalte und Module zu Mitarbeitern sind nun übersichtlicher auf der Startseite zusammengefasst.

Die Mitarbeiterverwaltung ist aus den Einstellungen in den neu benannten Bereich: "Ihre audatis PORTAL und Mitarbeiterverwaltung" verschoben worden, damit der Unterschied zur Benutzerverwaltung einfacher verständlich wird.
Die "Mitarbeiterverwaltung" wurde in diesem Zuge in "Mitarbeiter verwalten" umbenannt.

Aus der "Dokumentations- und Nachweisverwaltung" wurde die Mitarbeiterdokumentation und diese steht wie die Lerneinheiten, Lernaktivitäten und Mitarbeiternachweise in der gleichen Rubrik zur Verfügung.

Erweiterung der hochladbaren Dateiformate:
Wir haben an allen Upload-Stellen die Möglichkeit geschaffen nun auch Open-Office-Dokumente (z.B. *.odt, *.ods) sowie Microsoft-Vorlagen wie *.dotx, *.xltx oder *.potx hochzuladen.

Erweiterung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT):
Sie können ab sofort über die "Mandanteneinstellungen" auf dem Reiter "Verarbeitung" ein eigenes Feld definieren, mit welchem Sie im VVT über den neuen Reiter "Eigenes Feld" eigene Informationen als Textfeld, Einfach oder Mehrfachauswahl abfragen können.
Außerdem kann der Inhalt auch in der Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten ausgegeben werden und ist im CSV und Word-Export (internes Verzeichnis) enthalten.
Der Reiter wird übrigens im VVT nur eingeblendet, wenn ein eigenes Feld definiert wurde.

Weiterhin wurde im Prüfprozess nochmal die Deklaration klargestellt, dass im Feld P.13 bei der bisherigen Bezeichnung "Datum der nächsten Prüfung" eigentlich das "Datum der nächsten Aktualisierung" gemeint war. Der zu dem gewählten Zeitpunkt aktive Fachverantwortliche bekommt dann eine Aufgabe zur Aktualisierung der Verarbeitungstätigkeit und der Bitte diese bei Änderungen zur erneuten Prüfung einzureichen. Die Aufgabenbeschreibung wurde entsprechend angepasst.

Startseite im audatis PORTAL:
Die optische Darstellung der Startseite im audatis PORTAL wurde etwas verändert und es werden nun nur die Kacheln (Lerneinheiten oder Nachweise) angezeigt, zu welchen der Mitarbeiter auch Inhalte vorliegen hat,

Neues Modul zur Vertragsverwaltung:
Im neuen Modul "Vertragsverwaltung" können nun Vertragsverhältnisse als Kunde, Dienstleister oder Lieferant angelegt werden, die sich nicht auf eine Auftragsverarbeitung oder Gemeinsame Verantwortung beziehen.
Damit lassen sich dann auch die Reinigungskräfte, Steuerberater oder andere Vertragspartner verwalten, mit Kontaktdaten und Vertragsgrundlagen hinterlegen und wie in anderen Modulen auch entsprechend prüfen.

Wichtig: Außer der Rolle des Systemadministrators hat keine Rolle die hierfür notwendigen Zugriffsrechte. Daher müssen diese erst in der "Benutzerverwaltung" bei Bedarf aktiviert werden. Um mandantenübergreifend Berechtigungen zu ändern, kann die Funktion "Rolle auf Mandant kopieren" genutzt werden.

Stellvertretender Datenschutzbeauftragter:
Auf Grund der teilweise im Landesrecht geforderten Benennung eines Stellvertreters für den Datenschutzbeauftragten, haben wir in den "Mandanteneinstellungen" auf dem Reiter "Datenschutzbeauftragter" nun auch optional Name und Kontaktdaten eines Stellvertreters integriert.
Derzeit wird dieser auf der Startseite ausgegeben, sofern angelegt.

Erweitere Inhalte verfügbar:
In den "Rechnungs- und Lizenzdaten" des Hauptmandanten können nun weitere Inhalte wie z.B. Vorlagendokumente über den Reiter "Inhalte erweitern" dem Hauptmandanten hinzugefügt bzw. kostenpflichtig erworben werden.

Neue Vertragsvorlagen für die Online-AV-Verträge in deutscher und englischer Sprache sowie verschiedene Lerneinheiten stehen dort zur Auswahl.


Update auf Version: 1.12 (18.08.2020)

Neues audatis PORTAL steht allen zur Nutzung bereit:
Nach längerer Zeit der Entwicklung steht nun das neue audatis PORTAL in der Version 2.0 bereit, um E-Learnings und Mitarbeiternachweise zeitgemäß und mit einigen weiteren Funktionen ausgestattet auf allen Endgeräten nutzen zu können.

Zur Aktivierung des neuen PORTALS, muss in den jeweiligen Mandanteneinstellungen auf dem Reiter: "Sonstiges" einmalig die Option: "Aktives Portal" von "altes Portal" auf "Portal 2.0" umgestellt werden. Ab diesem Zeitpunkt werden Einladungsmails direkt auf das neue Portal verweisen.

Für eine Übergangszeit von einigen Monaten werden wir das "gewohnte Portal" noch bereitstellen und erst danach abschalten. Was wir rechtzeitig im Voraus ankündigen werden.

Die Zuweisung von Mitarbeitern zu Lernaktivitäten erfolgt wie bisher über "Lernaktivitäten verwalten" und die Inhalte können über "Eigene Lerneinheiten verwalten" erstellt und angepasst oder von unseren Vorlagen genutzt werden.

Neues Flatrate-Lizenzmodell statt zusätzliche Lizenzpakete:
Neben dem neuen Portal ist die Lizenz-Flatrate sicherlich die größte Veränderung in diesem Update. In der Vergangenheit haben wir für die Funktionen: E-Learning, Mitarbeiternachweise, Online-Einwilligungen und Online-AV-Verträge jeweils eigene Lizenzpakete verkauft, welche auf Untermandanten verteilt und nach Nutzung verbraucht wurden. Nun haben wir uns dazu entschieden die Nutzung dieser Funktionen deutlich attraktiver zu machen und uns zu einer Flatrate entschieden, die pro Mandant hinzugebucht werden kann.

Mit Aktivierung einer Flatrate über die "Rechnungs- und Lizenzdaten" - Reiter: "Umfang erweitern" des Hauptmandanten bzw. die "Lizenzdaten" eines Untermandanten können oben genannte Funktionen in beliebigem Umfang genutzt werden. Somit spielt es keine Rolle mehr, wie viele Online-AV-Verträge Ihre Kunden mit Ihnen abschließen, wie oft Sie E-Learnings durchführen oder Online-Einwilligungen einholen und wie viele Mitarbeiternachweise Sie einsammeln.

Einzig die Anzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens ist ausschlaggebend für die Einstufung der 3 Flatratestufen: bis 100 Mitarbeiter, bis 500 Mitarbeiter, über 501 Mitarbeiter.

Mit der Flatrate können Sie beliebig viele Inhalte Mitarbeitern bereitstellen und Verträge oder Einwilligungen einholen. In allen Kategorien stehen Ihnen als Muster kostenfreie Inhalte zur Verfügung. Außerdem bieten wir zahlreiche kostenpflichtige Inhalte an, welche wir zukünftig noch erweitern werden. Diese finden Sie ebenfalls in den "Rechnungs- und Lizenzdaten" - "Inhalte erweitern" des Hauptmandanten.

Sollten Sie noch gekaufte Lizenzen besitzen können Sie diese natürlich auch weiterhin nutzen bzw. gegen Flatrates im gleichen Wert umtauschen. Melden Sie sich dazu gerne bei unserem Vertrieb: sales@audatis.de

Erweiterung der Auftragsverarbeitung:
Sie können ab sofort auf dem Reiter: "Angaben zu Datenverarbeitung und Vertrag" im untersten Feld evtl. mit Auftraggebern oder Auftragnehmern definierte Meldefristen bei Datenschutz- und Sicherheitsvorfällen dokumentieren.
Diese Information wird dann sowohl im CSV- wie auch im Word-Export mit ausgegeben.

In der Auftragsverarbeitung wird nun in der Übersicht eine Spalte mit optionalen Schlagworten angezeigt, welche pro Eintrag vergeben werden können. Diese Schlagworte lassen sich auch im Filter auswählen, um z.B. alle IT-Dienstleister zu Verschlagworten oder Auftragsverarbeiter mit Cloudsystemen, etc.

Die Schlagworte müssen dabei zunächst in den Vorlagentextbausteinen auf dem Reiter: "Auftragsverarbeitung" definiert werden. Anschließend können diese in einem AV-Eintrag über den Reiter: "Einstellungen" zugeordnet werden oder als Massenverarbeitung in der AV-Übersicht gleich mehreren markierten Einträgen über "Aktionen ausführen Box" unten zugewiesen werden.

Beim Import von AV-Verträgen aus einer CSV-Datei können nun auch das Land sowie Schlagworte angegeben und berücksichtigt werden.

Änderungen an den Prüfreitern:
Wir haben in allen Modulen, die eine Prüfung ermöglichen den Reiter: "Prüfung" ganz nach unten in der linken Tab-Navigation gestellt und fett markiert, damit dieser für Prüfberechtigte auch sofort auffällt, sobald er aktiv ist.

Erweiterung des Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten - Drittland:
In den einzelnen Verarbeitungstätigkeiten ist nun der Reiter: "Drittland" ausgegraut und inaktiv, solange dieser nicht über den Reiter: "Allgemeines" im Punkt A.6.1 "Absicht der Datenübermittlung in Drittland oder an internationale Organisation" aktiviert wurde.

Damit soll für Fachverantwortliche die Fragestellung vereinfacht werden, wann der Reiter: "Drittland" überhaupt ausgefüllt werden muss.

Die Markierung obiger Checkbox war vorher auf dem Reiter selbst beheimatet und wurde im Datenbestand so belassen. Das heißt bereits gesetzte Häkchen werden nun unter dem Punkt A.6.1 angezeigt. Die Funktionsweise hat sich ansonsten nicht verändert.

Um eine Auflistung der einzelnen Drittländer durchzuführen, müssen in den Zuordnungen der jeweiligen Kategorien personenbezogener Daten im Punkt A.6.1 die Option: "Es handelt sich hierbei um Empfänger im Drittland" aktiv sein, dann können zu dieser Kategorie auf dem Reiter: "Drittland" entsprechende Angaben gemacht werden.

Erweiterung des Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten - Interessenabwägung:
Der bisher schon automatisch inaktive Reiter: "Interessenabwägung" hat nun einen Hinweistext erhalten, wo erläutert wird, dass dieser über den Punkt A.7.1 aktiviert werden kann.
Wie bisher ist die Funktion gleich geblieben: Wenn der Haken vor "Ja, diese Verarbeitungstätigkeit basiert auf einer Interessenabwägung" gesetzt wurde, wird der Reiter zur Bearbeitung aktiviert.

Vereinfachung der Benutzerverwaltung - Rollen:
Die Beschreibung der Berechtigungsstufen in der Benutzerverwaltung wurde vereinfacht. Auf dem Reiter: "Rolle ändern" wurde zunächst nochmal darauf hingewiesen, dass als Fachverantwortliche eingetragene Benutzer in allen Modulen ihre zugeordneten Einträge lesen und schreiben können, auch wenn die Berechtigungsgruppe für diese deaktiviert ist.

Die Berechtigungsspalte: "Prüfen / Melden" wurde auf "Sonderrechte" geändert, welche jeweils unter der Berechtigungsgruppe näher beschrieben werden.

Erweiterung der Mitarbeiterverwaltung:
Die Mitarbeiterverwaltung hat nun endlich einen Filter mit Suchmöglichkeit bekommen, so dass sich auch größere Mitarbeiterbestände einfach bearbeiten und gezielt einzelne Mitarbeiter (-gruppen) herausfiltern lassen.

Beim Import von Mitarbeiterlisten aus CSV Dateien kann die Sprache nun über die Sprachcodes DE / EN importiert werden.
Außerdem können direkt in der Importdatei auch die Zuordnungen zu Organisationseinheiten übergeben werden. Dabei müssen mehrere Organisationseinheiten pro Mitarbeiter durch Komma separiert werden.

Änderung an Datenschutzerklärungen der Internetseiten (Privacy-Shield):
Auf Grund des EuGH Urteils zum EU-US Privacy-Shield haben wir unsere Datenschutzerklärungen im Modul: Internetseiten entsprechend angepasst und die Garantien auf Basis des EU-US Privacy-Shields entfernt.

Sofern Sie Dienste von Drittanbietern in den USA auf Ihrer Webseite einsetzen, sollten Sie Ihre Datenschutzerklärungen entsprechend anpassen.
Dazu gehen Sie ins Modul Internetseiten, klicken dort die betroffene Webseite an und können über den Reiter: Datenschutzerklärung und den Button: Datenschutzerklärung generieren eine angepasste Datenschutzerklärung erhalten.

Da wir nicht wissen, ob Standardvertragsklauseln mit Ihren Anbietern abgeschlossen wurden, haben wir dies auch nicht explizit bei den einzelnen Serviceanbietern eingefügt. Es gibt jedoch die Frage zur Datenweitergabe an Dritte. Dort ist ein allgemeiner Satz enthalten, der sich auf mögliche Standardvertragsklauseln bezieht. Sollten diese nicht zutreffen, bitte den Punkt entsprechend auf der Webseite entfernen.
 
Update auf Version: 1.11 (29.07.2020)
Fehlerbehebungen:
- in Datenschutzerklärungen wurden Textbausteine angepasst
- in Informationspflichten im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Update auf Version: 1.10 (07.05.2020)

Erweiterung des Risikomanagements für Verarbeitungstätigkeiten:
Sie können ab sofort auf dem Reiter: Risiko in den Verarbeitungstätigkeiten neben den Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schadensauswirkungen, auch die Art der Risikobehandlung sowie im Falle einer Risikoreduktion die entsprechenden Maßnahmen beschreiben.
Hierzu stehen nun auch Vorlagentextbausteine zur Verfügung, welche in den Einstellungen - Vorlagentextbausteine - Reiter: Risikobewertung angepasst oder erweitert werden können.

Die Möglichkeiten zur Risikobehandlung können Sie in den Einstellungen - Risikomanagement für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf dem Reiter: Risikoniveau auswählen.

Vorlagen für IT-Inventarisierung:
Wir haben in der IT-Inventarisierung nun die Möglichkeit eingebaut, dass Sie beim Anlegen neuer Anwendungen, Systeme, etc. über die Auswahl "Inhalt von Vorlage übernehmen" direkt auf die neuen Vorlagentextbausteine für diese Kategorien zugreifen können. Wir werden diese in den nächsten Tagen nochmals um weitere Vorlagentextbausteine erweitern.

In den Einstellungen - Vorlagentextbausteine - IT-Inventar können Sie diese aber schon jetzt anpassen oder erweitern.

Erweiterung der Berichtsverwaltung:
In der Berichtsverwaltung kann beim Einfügen von Kapiteln nun eine Auswahl getroffen werden, ob sich die Inhalte der Diagramme oder Übersichtslisten auf einen bestimmten Zeitpunkt oder Änderungen in einem bestimmten Zeitraum beziehen sollen.
Damit lassen sich z.B. Tätigkeitsberichte noch individueller an Ihre Anforderungen anpassen.

Erweiterung der Dateiablage:
Wenn Sie den audatis MANAGER in der Group-Version nutzen, können Sie nun ganze Ordner und bei Bedarf deren Dateiinhalte von einem auf andere Mandanten kopieren.
Sie finden die Auswahlmöglichkeit direkt in der Dateiablage unterhalb der Verzeichnisse.

Beim Anlegen von neuen Mandanten gibt es nun auch die Möglichkeit direkt eine Ordnerstruktur des Hauptmandanten auf den neu angelegten Mandanten zu übertragen. Sie finden die Möglichkeit nach Klick auf "Neuen Mandanten anlegen" und dort in der Einstellung zu "Ordner der Dateiablage".

Schlagworte in den Modulen AVV und TOM:
Die Module Auftragsverarbeitung sowie Technische und organisatorische Maßnahmen haben nun die Möglichkeit Schlagworte zu hinterlegen, welche zum Filtern und schnelleren Kategorisieren von Inhalten genutzt werden kann.

In den Vorlagentextbausteinen unter den Reitern: Maßnahmenbeschreibung bzw. Auftragsverarbeitung können die Schlagworte definiert werden, welche dann in den Modulen entweder auf dem Reiter: Einstellungen des jeweiligen Eintrags zur Verfügung stehen oder über die Übersichtsliste gleich mehrfach zugeordnet werden können.

Erweiterung von Word-Exporten:
Der Word-Export zu den Datenschutz- und Sicherheitsvorfällen enthält nun deutlich mehr Inhalte, als bisher.

Gleiches gilt für das interne Verzeichnis im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Zusammenfassung der Anfragen Betroffener:
Bei den Anfragen Betroffener können ab sofort in einer Anfrage mehrere Kategorien ausgewählt und abgearbeitet werden.

So können nun auch häufig vorkommende Anfragen auf Auskunft zusammen mit Löschung in einem Prozess bearbeitet werden und müssen nicht doppelt angelegt werden.

Historie in den Benutzereinstellungen erweitert:
Über Ihren Benutzernamen - Mein Benutzerkonto - Reiter: Historie bekommen Sie nun auch alle Aktivitäten im gewählten Zeitraum angezeigt, sowie den Status ob diese bereits abgerechnet wurden.

Update auf Version: 1.9.8.8
Maßnahmenmails werden zusammengefasst
Ab sofort werden die täglichen Maßnahmen-Erinnerungen nicht mehr in einzelnen Mails verschickt, sondern pro Mandant zusammengefasst.

BETA: Dateivorlagen automatisch mit Mandanteninhalten ausfüllen
Ab sofort besteht zunächst in einer BETA-Version die Möglichkeit, von Ihnen individuell erstellte und designte Word-Dateien mit Mandanteninformationen über Variablen zu befüllen. Damit lassen sich z.B. mandantenindividuelle Dokumente über eine zentrale Vorlage erstellen und in den Mandanten individuell ausgeben.

Erstellen Sie dazu eine Word-Datei im docx Format und platzieren Sie, wo gewünscht, Variablen mit ${Variablenname}. Legen Sie diese dann in der Dateiablage ab und setzen Sie den Haken bei "Datei ist eine Vorlage (nur bei docx)". Nach dem Upload wird die Datei beim Anklicken automatisch geöffnet, die Variablen durch Mandanteninformationen ausgetauscht und ausgegeben.
Dies funktioniert auch in mandantenübergreifenden Ordnern.

Eigenen Mailserver einbinden
Ab sofort kann auf Mandantenbasis jeweils ein eigener Mailserver zum E-Mail-Versand eingebunden werden. Damit werden die E-Mails nicht mehr über unser Standardpostfach, sondern über Ihren eigenen Mailserver verschickt.
Hierzu müssen Sie in den Mandanteneinstellungen - SMTP-Einstellungen den Haken setzen, die Angaben zum SMTP-Versand machen und anschließend die "Verbindung prüfen" anklicken. Nach erfolgreichem Test, können die Einstellungen gespeichert werden und zukünftig werden die Mails aus Ihrem Postfach verschickt. Sollte die Verbindung im Rahmen des Mailversands nicht aufgebaut werden können, wird als Fall-Back unser Standardpostfach benutzt.

Achtung: Sollte es beim Mailversand über Ihren SMTP-Server zu Problemen kommen, kann unser Support leider nicht weiterhelfen.

Änderungshistorie im Modul: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Ab sofort steht in der Historie der VVT neben jedem Eintrag eine Lupe zur Verfügung, mit welcher man die zum gewünschten Zeitpunkt getätigten Änderungen auch als Abgleich zum aktuellen Stand einsehen kann.

Automatisierter Abgleich von Auftragsverarbeitern mit Online-AV-Verträgen
Wenn Sie als Auftragsverarbeiter tätig sind, kennen Sie das Problem: Sie müssen und möchten mit möglichst allen Kunden eine AV-Vereinbarung abschließen. Das ist mit dem audatis MANAGER auch elektronisch über die Online-AV-Verträge möglich.
Bisher musste jedoch für alle Auftraggeber eine Mail verschickt werden oder anderweitig der Abschluss einer Vereinbarung überwacht werden.

Ab sofort besteht die Möglichkeit, diesen Vorgang zu automatisieren.
Zunächst gehen Sie in das Modul: Auftragsverarbeitung und importieren dort die Liste aller Auftraggeber inkl. KundenID (z.B. der Kundennummer). Anschließend können Sie diesen z.B. ein Schlagwort zuweisen, welches Sie in den Vorlagentextbausteinen definieren können.

Anschließend erstellen Sie einen Online-AV-Vertrag (sofern nicht schon vorhanden) und fügen die notwendigen Informationen ein. Wichtig ist die Option, dass die Online-AV-Verträge mit der KundenID abgeglichen werden sollen. Dann klicken Sie in der Übersicht der Online-AV-Verträge bei dem gewünschten Vertrag auf den Button mit Briefumschlag: "AV-Datensätze verknüpfen" und können dann z.B. über das Schlagwort alle betroffenen Kunden auswählen und hinzufügen. In den E-Mail-Einstellungen lassen sich die Texte für das Anschreiben definieren und anschließend alle ausgewählten Kunden zum Abschluss eines Online-AV-Vertrags einladen.
Das System verschickt dann entsprechende E-Mail an die in den Kundendaten hinterlegten Adressen und überwacht den Abschluss von Online-AV-Vereinbarungen. Solange dies nicht erfolgt, werden die Kunden mehrfach angeschrieben und um Abschluss eines Vertrages gebeten.

Im E-Mail-Logbuch werden die verschickten Mails nachgehalten.

Neues Vorlagenpaket für Verarbeitungstätigkeiten in Österreich
Das Basispaket der Vorlagenpakete (Österreich) basiert auf den 69 Verarbeitungstätigkeiten in Deutschland, wurde jedoch in Bezug auf die Rechtsgrundlagen und Löschfristen komplett überarbeitet und an die gesetzlichen Vorgaben in Österreich angepasst.

Das Vorlagenpaket kann für Kunden als Basispaket in der Standardversion für 499 EUR und in der Groupversion für 990 EUR erworben werden.
Sie können dieses unter Rechnungs- und Lizenzdaten - Umfang erweitern beziehen.

Nur in Group-Version: Historie der Lizenzverteilung
Ab sofort können Sie als Systemadministrator in der Group-Version einsicht in die verteilten Zusatzlizenzen für z.B. Online-AV-Verträge oder Mitarbeiternachweise nehmen und diese auch als abgerechnet markieren, sofern Sie diese an Mandanten weiterbelasten.
Insbesondere für externe Datenschutzbeauftragte soll dies zur besseren Übersicht der Lizenzvergaben dienen.


Update auf Version: 1.9.8.7
Aktualisierung der Datenschutzerklärungen für Internetseiten
Nach dem Cookie Urteil des EuGH haben wir die Vorlagentexte für Datenschutzerklärungen angepasst. Es sind neben Aktualisierungen bei Anschriften von Auftragsverarbeitern in der EU auch Rechtsgrundlagen geändert worden!
So sind u.a. bei Trackingdiensten die berechtigten Interessen als Rechtsgrundlage durch explizite Einwilligungen ersetzt worden. Eine Anpassung an die Rechtsprechung des EuGH wird daher für die Webseitenbetreiber empfohlen.

Wir empfehlen Ihnen einmal alle Datenschutzerklärungen neu aus dem System zu kopieren, um eine aktuelle Datenschutzerklärung für Ihre Webseiten gewährleisten zu können. Sie müssen dazu keine neue Internetseite anlegen, sondern können die vorhandenen weiternutzen und auf dem Reiter: Datenschutzerklärung den Text kopieren und in Ihre Seite einfügen, solange es bei Ihnen keine Änderungen an den Elementen auf der Webseite gab. In solchen Fällen müssen die Auswahlen entsprechend aktualisiert werden.

Einschränkung des behördlichen AV-Exports
Beim Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für Auftragsverarbeiter gem. Art. 30 Abs. 2 DS-GVO (zu finden im Modul: Auftragsverarbeitung über den Button: Behördliches Verzeichnis) haben wir die bisher ausgegebenen Informationen streng an die Vorgaben im Gesetz beschränkt. Bisher waren hier mehr Informationen enthalten, als notwendig.

Erinnerungsmails werden zusammengefasst
Ab sofort werden die täglichen Erinnerungen an offene Aufgaben nicht mehr in einzelnen Mails verschickt, sondern pro Mandant zusammengefasst.

Export im Modul: Anfragen Betroffener
Ab sofort steht auch in diesem Modul ein CSV-Export zur Verfügung, um alle Daten exportieren zu können.

Neue Filter in Modulen ergänzt
In einigen Modulen haben wir die fehlenden Filterfunktionen ergänzt. Damit lassen sich nun auch längere Liste einfach nach verschiedenen Kriterien filtern.

Änderungshistorie im Modul: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Ab sofort steht in der Historie der TOM neben jedem Eintrag eine Lupe zur Verfügung, mit welcher man die zum gewünschten Zeitpunkt getätigten Änderungen auch als Abgleich zum aktuellen Stand einsehen kann.

Erweiterung der Gesetzesgrundlagen u.a. für Österreich
Der audatis MANAGER unterstützt ab sofort neben den deutschen Landesdatenschutzgesetzen, dem DSG-EKD und KDG für die beiden großen Kirchen auch das Österreichische "Bundesgesetz zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (DSG)" sowie die "Datenschutzverordnung der Freikirche der Siebenten-Tags-Adventisten (DSVO STA)". Zum Ändern der Gesetzesgrundlagen können Sie in den Mandanteneinstellungen unter Gesetzesgrundlage das entsprechend gewünschte Gesetz auswählen.

Neue E-Learning-Inhalte
Im Rahmen unseres Updates wird eine neue Lerneinheit als Vorlage für die Nutzung zur Mitarbeiterschulung als E-Learning bereitgestellt. Die "Vertiefungsschulung Datenschutz in der Personalabteilung", kann nun unter: Eigene Lerneinheiten verwalten als neue Vorlage ausgewählt und dann in den Lernaktivitäten genutzt werden.

Außerdem steht in unserer Wissensdatenbank ein aktuelles Handbuch für Mitarbeiter sowie eine Kurzanleitung für die Nutzung des audatis PORTAL zum E-Learning zur Verfügung: support.ds-manager.com/live

Neue Berichtsvorlage für Tätigkeitsberichte des DSB 2020
Ab dem 06.02.20 steht eine umfassende Berichtsvorlage für einen Tätigkeitsbericht des Datenschutzbeauftragten zum Kauf zur Verfügung. Diese enthält neben sehr vielen inhaltlichen Aufbereitungen des Datenschutzjahres 2019, Kapiteln zu Bußgeldern, aktueller Rechtssprechung, Datenschutzmanagement und beispielhaften Elementen aus dem audatis MANAGER zur sofortigen personalisierten Nutzung in allen Mandanten. Damit spart sich ein Datenschutzbeauftragter viele Stunden Arbeit mit Recherche und Aufbereitung und kann auf Knopfdruck für seine Mandanten Tätigkeitsberichte erstellen.

Die Vorlage wird in den nächsten Tagen auch als reines Word-Dokument in unserem Shop unter shop.audatis.de für ebenfalls 99 EUR zu erwerben sein. Im audatis MANAGER erhalten Sie diese im Hauptmandanten unter "Rechnungs- und Lizenzdaten", "Umfang erweitern", "Berichtsvorlagen" und können diese nach der Bestellung direkt in der Berichtsverwaltung zum Neuanlegen nutzen.

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